PERENCANAAN (PLANNING)
1. Apa pengertian perencanaan ?
Jawab :
Perencanaan adalah sesuatu yg ingin diraih dimasa yg akan tiba atau sesuatu yg akan dilakukan dimasa yg akan tiba. berdasarkan, Koontz , penyusunan rencana yakni menentukan sesuatu yg akan dilaksanakan dimasa yg akan tiba. Bagaimana untuk mengerjakan & siapa yg akan mengerjakan, perencanaan yaitu kepandaian untuk menangkap setiap peluang dgn pertimbangan yg hati-hati.
2. Siapa yg menciptakan perencanaan dlm suatu organisasi perusahaan ?
jawab :
Perencanaan semata-mata bukan fungsi Top Manager, memang Top Manager mencurahkan lebih banyak waktu untuk menciptakan rencana ketimbang manajer tingat menengah & bawah, tapi kenyataan setiap manager harus menciptakan planning untuk dilaksanakan dlm wewenangnya & bidangnya melakukan pekerjaan . Perencanaan yg disusun harus bersifat flexible (gampang berganti) sebab jika kita meramalkan kondisi yg akan tiba sering masih dapat meleset oleh karena itu penyusunan rencana mesti mengamati perubahan2 yg akan dialami dgn tak menghancurkan seluruh planning yg dibentuk.
3. Jelaskan relasi penyusunan rencana dgn planning ?
Jawab :
Hubungan perencanaan (planning) dgn rencana (plan) adalah, penyusunan rencana diproses oleh perencana & hasilnya menjadi rencana jadi penyusunan rencana diproses untuk menentukan rencana.Dimana didalam rencana dibuat atau ditetapkan tujuan yg ingin dicapai dgn anutan pelaksanaan untuk mencapai tujuan itu.
Suatu rencana perlu disusun , alasannya untuk menghadapi masa depan yg penuh dgn ketidak pastian maka dibutuhkan suatu ajaran untuk mengambil tidakan supaya tujuan dapat tercapai. Pedoman bertindak untuk menghadapi ketidak pastian ini yg disebut dgn planning.
4. Mengapa perecanaan sangat penting dlm sebuah perusahaan ?
Jawab :
Perencanaan sangat penting khususnya dlm suatu organisasi perusahaan sebab , tanpa ada perencanaan & planning maka :
a. Tidak ada tujuan yg akan dicapai.
b. Tidak mempunyai ajaran pelaksanaan.
c. Tidak mempunyai dasar pengendalian.
5. Jelaskan pemahaman Planning dari Harold Koontz and Cyril O’Donnel ?
jawab :
Pengertian perencanaan dr : Harold Koontz and cyril O’Donnel “ Planning is function of a manager which involves the selection from alternatives of obyectives,policies,prosedures and programs”
artinya :
Perencanaan adaalah fungsi seorang manajer yg berafiliasi dgn memilih tujuan2,kebijakan2,prosedur2,program2 dr alternative yg ada.”
6. Jelaskan pemahaman Planning dari George Terry ?
jawab :
G.R. Terry. “ Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitions believed necessary to achieve desired results.
Artinya :
Perencanaan yakni memilih & menghubungkan fakta & membuat serta memakai asumsi2 mengenai masa datang dgn jalan menggambarkan & merumuskan kegiatan2 yg diperlukan untuk mencapai hasil yg diinginkan.
7. Jelaskan pengertian Planning dari Louis A Allen ?
jawab :
Louis A.Allen. “Planning is the determination of the course of action to achieve a desired result.”
Artinya :Perencanaan adalah sejumlah keputusan mengenai serangkaian perbuatan, yg berhubungan dgn penyeleksian sejumlah alternative untuk mencapai hasil yg dikehendaki.
8. Jelaskan pemahaman Planning dari Drs.Malayu S.P. Hasibuan ?
jawab :
Sedangkan pemahaman Rencana berdasarkan Drs.Malayu S.P. Hasibuan .
Rencana ialah sejumlah keputusan mengenai keinginan & berisi ajaran pelaksanaan untuk meraih tujuan yg diharapkan itu.Jadi setiap rencana mengandung dua unsur yakni “Tujuan & Pedoman”.
9. Jelaskan mengenai beberapa macam bentuk planning ?
Jawab :
Bentuk Rencana adalah :
1. Purpose or missions. Setiap macam kalangan organisasi mempunyai tujuan yg dicita-citakan untuk kepentingan masyarakat luas sebagai lingkungannya dimana organisasi itu berada. Tujuan ini biasanya sesuai dgn bentuk organisasinya, organisasi perusahaan ingin memproduksi & menyalurkan barang & jasa didalam meningkatkan kehidupan perekonomian.
2. Objectives. Objectives merupakan tamat dr suatu aktifitas yg sudah diarahkan, pula tak hanya merupakan tujuan dr fungsi perusahaan saja namun merupakan tujuan dr fungsi manajemen lainnya. Objectives memerlukan suatu rencana pokok, alasannya adalah semua kegiatan-kegiatan perusahaan diarahkan untuk meraih tujuan simpulan tersebut.
3. Strategies. Strategies merupakan jenis planning yg khusus karena para manajer memberikan perhatian istimewa terhadap tindakan pesaingnya untuk ini manager harus mempunyai pengetahuan yg luas mengenai rencana para pesaingnya & manajer harus peka menyaksikan peluang-kesempatan yg ada.
4. Policies. Merupakan jenis planning yg memberikan petunjuk dengan-cara garis besar dlm membimbing bawahan untuk berpikir & bertindak dlm mengambil keputusan. Policy timbul karena bawahan diberi wewenang untuk membuat keputusan yg bekerjasama akrab dgn objectives.
5. Procedures. Prosedur bekerjasama dgn penyeleksian cara2 bertindak & penerapan aktivitas2 pada masa yg akan datang. Prosedur menitik beratkan pada panduan kearah perbuatan yg mesti dilaksanakan jadi mekanisme merupakan urutan-urutan & cara-cara bagaimana setiap pekerjaan harus dilaksanakan.
6. Rules. Rules merupakan tindakan khusus & tertentu yg berafiliasi dgn suatu situasi. Rules sering disamakan dgn mekanisme padahal sesungguhnya berbeda alasannya adalah rules tak memerlukan urutan waktu dlm tindakan yg khusus namun ada keterkaitannya dgn mekanisme dlm hal mekanisme membimbing tindakan. Rules mungkin merupakan pecahan dr mekanisme meskipun rules biasanya mengambarkan perbuatan khusus disamping prosedur.
7. Programs. Program merupakan kesatuan policies & procedures, lazimnya ditunjang oleh keperluan kapital & operating anggaran supaya lebih mengarahkan perbuatan. Makara acara merupakan kegiatan yg direncanakan & diintegrasikan menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan.
8. Budgets. Budgets merupakan rencana yg berupa pernyataan perihal hasil yg diharapkan & dinyatakan dlm angka2. Budgets dengan-cara keseluruhan mungkin dinyatakan dgn sebuah ukuran keuangan atau merupakan pernyataan hasil yg diramalkan dlm ukuran jam kerja, jumlah bikinan, jam mesin atau ukuran lain yg dapat disusun dlm bentuk angka2. Karena budgets mengandung harapan2 yg dinyatakan dgn angka2 yg jelas maka anggaran dapat dijadikan sebagai materi untuk perbandingan mengenai hasil yg ingin diraih & mampu dijadikan sebagai bahan untuk perbandingan budget dengan-cara keseluruhan.
10. Jelaskan kenapa Rencana penting bagi sebuah organisasi perusahaan ?
Jawab :
Pentingnya suatu rencana ialah bahwa dgn penyusunan rencana biaya2 dapat ditekan, seluruh perhatian ditujukan pada tujuan yg telah ditetapkan, perencanaan & rencana ialah dasar dr pengendalian dan dengan penyusunan rencana pula rencana bukan memiliki arti tak ada keputusan & proses manajemen pun tak ada.
11. Pertanyaan pokok apa saja yg harus dijawab dengan-cara ilmiah dlm pengolahan sebuah planning ?
Jawab :
Dalam membuat sebuah planning ada beberapa pertanyaan pokok yg harus dikemukakan,dan yg mesti dijawab dengan-cara ilmiah ,artinya mesti dijawab atas hasil analisa,data & fakta yakni sebagai berikut :
1. What ? ( Apa ) Apa yg akan dicapai, perbuatan apa yg harus dikerjakan untuk mencapai target, sarana & prasarana apa yg dibutuhkan harus ada klarifikasi & rinciannya.
2. Why ? (MengaMengapa hal itu mesti dilakukan ? kenapa harus dikerjakan & kenapa tujuan harus dicapai ?
3. Where ? ( Dimana ?) Dimana akan dilakukan ? (pemilihan tempat perusahaan ), perlu dijelaskan & diberikan alas an-alasannya menurut pertimbangan irit
4. When ? (Kapan ?) Kapan planning akan dilakukan ? ( Penentuan waktu dimulainya planning) .Penjelasan waktu dimulainya rencana, baik untuk tiap cuilan maupun untuk seluruh pekerjaan, disini ditetapkan waktu standard untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan.
5. Who ? ( Siapa ?)Siapa yg akan melakukannya jadi pemilihan & penempatan karyawan,menetapakan persyaratan & jumlah karyawan yg akan melakukan pekerjaan,luasnya wewenang dr masing2 pekerja.
6. How ? ( Bagaimana ?) Bagaimana cara pengerjaannya,perlu diberi klarifikasi mengenai tehnik2 pengerjaannya.
Kalau semua pertanyaan tersebut ( 5 W + H ) mampu dijawab dgn baik maka planning yg dihasilkan akan baik pula.
12,Jelaskan mengenai mekanisme langkah langkah suatu Perencanaan ?.
Jawab :
Prosedur (langkah-langkah) perencanaan yg baik, mesti dilakukan sebagai berikut :
1. Menjelaskan & merumuskan dahulu masalah,perjuangan & tujuan yg akan dijadwalkan.
2. Mengumpulkan data ,informasi & fakta yg diperlukan secukupnya.
3. Menganalisis & mengklasifikasikan data,informasi & fakta serta hubungan2nya.
4. Menetapkan penyusunan rencana,premises & hambatan2nya serta hal yg mendorongnya.
5. Menentukan beberapa alternatif.
6. Pilih rencana yg terbaik dr alternatif yg ada.
7. Tetapkan urutan2 & penetapan waktu dengan-cara terinci bagi planning yg disarankan.
8. Laksanakan pengecekan perihal kemajuan rencana yg dianjurkan.
13.Jelaskan mengenai jangka waktu rencana ?
Jawab :
Untuk menetapkan tindakan & tindakan-perbuatan yg harus dilaksanakan dlm waktu tertentu serta tujuan yg mesti dicapai, maka perlu diadakan pembagian waktu planning.Sebagai berikut :
1). Rencana jangka pendek (Short range planning.)
Merupakan perencanaan jangka waktu pendek yg meliputi waktu kurang dr satu tahun.
2).Rencana jangka menengah (Intermediate range rencana.)
Merupakan perencanaan jangka waktu menengah yg meliputi waktu satu tahun atau lebih namun kurang dr lima tahun.
3). Rencana jangka panjang (Long range rencana.)
Merupakan penyusunan rencana jangka panjang yg meliputi waktu lebih dr lima tahun.
Dalam menentukan waktu rencana,harus dikaitkan dgn kondisi perusahaan yg direncanakan,misalnya penyusunan rencana jangka pendek mesti terintegrasi dgn perencanaan jangka menengah, penyusunan rencana jangka menengah mesti terintegrasi dgn penyusunan rencana jangka panjang.Jadi pada pokoknya penyusunan rencana jangka pendek merupakan penggalan dr penyusunan rencana jangka menengah & penyusunan rencana jangka menengah merupakan serpihan planning jangka panjang.
14.Apa saja keuntungan dgn adanya Rencana ?
Jawab :
Keuntungan Perencanaan ialah :
1. Tujuan menjadi jelas,obyektif & rasional.
2. Semua kegiatan terarah,terencana & hemat.
3. Menyebabkan semua aktivitas terorganisir & bermanfaat.
4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yg dimiliki.
5. Dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.
6. Dapat memperkecil resiko yg dihadapi perusahaan.
7. Memberikan landasan untuk pengendalian.
8. Merangsang prestasi kerja.
9. Memberikan citra mengenai seluruh pekerjaan dgn terang & lengkap.
10. Dapat dimengerti tingkat keberhasilan karyawan.
15.Apa saja kerugian dgn adanya Rencana ?
Jawab :
Kerugian penyusunan rencana :
1. Akan menghalangi perbuatan & inisiatif para bawahan,karena mereka harus melakukan pekerjaan sesuai dgn contoh yg sudah ditetapkan.
2. Menyebabkan terlambatnya perbuatan yg perlu diambil dalam kondisi darurat,padahal keadaan darurat perlu diambil keputusan yg cepat.
3. Informasi yg dibutuhkan untuk meramalkan masa yg akan datang belum tentu sempurna, sehingga manajer tak akan mampu dengan-cara niscaya meramalkan apa yg akan terjadi pada masa yg akan datang.
4. Biaya yang diharapkan untuk perencanaan cukup besar,bahkan dapat melampaui hasil yg akan dicapai.
5. Mempunyai penghalang-penghalang psikologis,sebab orang lebih memperhatikan masa kini dibandingkan dengan masa yg akan tiba.
16. Apa saja Syarat-syarat penyusunan rencana yg baik ?
Jawab :
Perencanaan yg baik harus :
1. Harus mempunyai tujuan yg terperinci,obyektif,rasional.
2. Mudah dipahami.
3. Dapat digunakan selaku pedoman untuk bertindak hemat & rasional.
4. Harus menjadi dasar & alat untuk pengendalian semua perbuatan.
5. Dapat dikerjakan oleh sekelompok orang
6. Menunjukkan urutan-urutan waktu pembuatan.
7. Fleksibel, namun tak mengganti tujuan.
8. Berkesinambungan.
9. Meliputi semua perbuatan yg akan dilakukan.
10. Pemberian peran harus sepadan dgn penyediaan fasilitas.
11. Tidak boleh ada pertentangan antar departemen.
12. sensitive kepada suasana, sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah tehnik pelaksanaannya tanpa mengalami perubahan pada maksudnya.
13. Ditetapkan & diimpletasaikan atas hasil analisis data,keterangan & fakta.
17.Jadi apa Karakteristik rencana yg baik itu ?
jawab :
Karekteristik planning yg baik yakni :
Rencana yg mampu dipraktekkan atau yg dapat dilaksanakan, mengenang para pelaksana planning terdiri dr berbagai macam orang dgn segala perbedaannya, serta adanya situasi dlm pelaksanannya, maka planning yg baik ialah rencana yg sederhana, terang & mudah dimengerti oleh para pelaksananya, serta luwes atau fleksibel dlm menghadapi berbagai situasi.
18.Sebutkan Jenis rencana perusahaan ditinjau dr segi pentingnya rencana ?
Jawab :
1. Mayor rencana (rencana utama/rencana vital).
2. Minor planning (rencana pemanis yg melengkapi planning utama).
19.Sebutkan jenis rencana ditinjau dr sisi tempat perusahaan ?
Jawab :
1. Rencana perusahaan pusat ( Center rencana)
2. Rencana perusahaan cabang ( regional branch planning )
20. Jelaskan syarat syarat Rencana yg efektif ?
Jawab :
Rencana yg menyanggupi syarat syarat tertentu, yg dapat dinilai dr segi :
1. Kegunaannya, rencana akan efektif apabila planning itu berkhasiat untuk mencapai tujuan yg sudah ditetapkan.
2. Ketepatan waktu, planning akan efektif kalau rencana tersebut mampu menjamin ketepatan waktu pelaksanaannya.
3. Biaya rencana efektif, yaitu rencana yg disusun & pelaksanannya tak memerlukan biaya yg tinggi yg melebihi hasil yg akan diraih.
4. Stabilitas, yakni planning yg tak dirubah sampai rentang waktu tertentu.
5. Lengkap, terpadu dengan-cara koordinasidan konsisten dlm pelaksanaannya.
6. Tanggung jawab dlm pelaksanaannya & dapat dipertanggung jawabkan.
21 Apa saja yg mesti dimiliki suatu perencanaan supaya berkhasiat dlm meraih tujuan ?
Jawab :
Perencanaan mesti memiliki sifat selaku berikut :
1. Harus bisa menangani ketidak pastian.
2. Fokus pada tujuan (sasaran) yg spesifik.
3. Rencana harus efektif
4. Harus dapat menjadi dasar dr pengendalian.
21. Dibagi atas apa saja Rencana Operasional ?
Jawab :
Rencana operasional dibagi atas :
1. Rencana sekali pakai, yaitu rencana yg digunakan dlm taktik yg tak diulang misalnya :
· Program yg menampilkan langkah-langkah pokok yg diharapkan untuk meraih suatu tujuan, bertanggung jawab atas pelaksanaan setiap langkah serta urutan & pengaturan waktu setiap langkah.
· Proyek, hamper sama dgn program namun mencakup lebih sedikit kegiatan.
· Anggaran, merupakan pernyataan tentang sumber daya keuangan yg ditawarkan untuk meraih tujuan.
2.Rencana tetap, planning yg digunakan dlm suasana yg berulang-ulang dimana perbuatan yg sama bisa dipakai.
· Kebijaksanaan, merupakan anutan biasa untuk pengambilan keputusan.
· Prosedur standard, menunjukkan ajaran yg lebih terperinci untuk melaksanakan budi.
· Peraturan, menawarkan pengarahan yg khusus untuk melaksanakan kegiatan yg khusus.
24. Siapa yg menciptakan perencanaan dlm suatu perusahaan ?
Jawab :
Perencanaan dibuat atau diproses oleh semua manajer disetiap lini dlm organisasi perusahaan, dimana perbedaannya terletak dr luasnya rencana yg akan dibentuk. Semakin tinggi posisi jabatan manajer maka semakin luas rencana yg disusunnya.
Perencana itu ialah :
1. Manajer yg melaksanakan perencanaan sendiri. Dalam hal ini manajer dengan-cara individu melaksanakan penyusunan rencana tanpa mengikutsertakan bawahannya.
2. Manajer melaksanakannya , diadaptasi dgn pertimbangan bawahan. Dalam hal ini planning disusun sendiuri oleh manajer, dgn keterangan, usul2 & nasehat dr bawahan.
3. Manajer yg menetapkan prosedur perencanaan , bawahan yg menyusun rencana detailnya.
4. Manajer memastikan penyusunan rencana yg disusun oleh bawahan
25, Siapa lagi yg membuat perencanaan selain manajer ?
Jawab :
Disebut dgn Joint Participation rencana. Dimana dlm hal ini Manajer melaksanakan penyusunan rencana dengan cara :
1. Mengadakan konsultasi dgn mengikutsertakan bawahan.
2. Menugaskan suatu komite dlm penyusunan rencana
3. Menugaskan atau membentuk tim khusus dlm penyusunan rencana.
26. Apa yg dimaksud dengan Planning Premises ?
Jawab :
PLANNING PREMISES , adalah suatu forecests yg meramalkan mengenai data dr fakta yg ada serta kebijaksanaan2 pokok yg diharapkan dapat dilaksanakan diwaktu yg akan datang. Jadi sebuah perusahaan harus mengadakan forecasts untuk menentukan kondisi perusahaan yg akan datang, jumlah penjualan yg akan tiba & sebagainya.
27. Jelaskan kekerabatan antara prediction (taksiran) dgn premises,!!
Jawab :
· Prediction (taksiran) adalah mengenai insiden-kejadian pada masa depan yg tak mampu dikontrol.
· Premises (perencanaan ramalan), selalu didasarkan pada ramalan,namun ramalan mampu dilakukan tanpa ramalan. Ramalan banyak ketidakpastiannya & resikonya besar, sedangkan premises berdasarkan hasil analisa data,keterangan & fakta, jadi resikonya kecil.
28. Planning premises mampu dibagi menjadi 3 golongan, sebutkan !!
Jawab :
Planning premises dapat dibagi menjadi 3 golongan yakni :
1. Non controlable, Ialah hal2 dimana suatu perusahaan yg mengadakan rencana tak mampu menguasai kondisi, contohnya mengenai perkembangan penduduk, suasana politik, akal pajak dsb.
2. Semi controlable, Disini perusahaan tak mampu mengontrol keadaan, tetapi mempunyai pengaruh kepada gejala2 yg akan terjadi. Misalnya effisiensi tenaga kerja, akal harga (dapat dipengaruhi lewat policy tertentu).
3. Controlable, Disini perusahaan mampu mengatur masalah2 perusahaan sendiri serta menentukan arah dr suatu rencana.
29. Planning Premises dibagi menjadi 4 penggalan , coba sebutkan !!
Jawab :
1. External premises.
Yang termasuk dlm external premises ialah :
a). General bussines environment, misalnya keadaan politik, pengawasan pemerintah, jumlah penduduk .
b). Product market, yg dimaksud ialah industrial demand, yg meliputi segala yg mempunyai pengaruh terhadap seruan barang2 yg dihasilkan oleh perusahaan itu.
c). The factor market, ini meliputi hal2 mengenai tanah, tenaga kerja, lokasi, modal & sebagainya.
2. Internal premises.
Adalah semua data yg ada dlm perusahaan seperti, capital investment, sales & sebagainya.
3. Tangible premises.
Adalah data yg dengan-cara positif dapat dilihat, mampu diukur dlm satuan-satuan tertentu, contohnya meter,kilogram,liter & lain sebagainya.
4. Intangible premises.
Adalah data yg tak mampu dilihat dengan-cara aktual & tak mampu dilukiskan dengan-cara niscaya, namun hasilnya dapat dinikmati contohnya kemauan baik,perilaku,status perusahaan & lain sebagainya.
30. Jelaskan wacana Ancangan dlm perencanaan ?
Jawab :
Ancangan dlm perencanaan diketahui dgn :
· Top Down Planning adalah rencana yg disusun pada tingkat atas, kemudian diserahkan pada bawahan (tempat/cabang)
· Bottom up Planning ialah perencanaan yg terlebih dahulu disusun pada tingkat bawah (tempat, kantor cabang), kemudian menurut hasil itu ditetapkan apa yg akan direncanakan di sentra atau kantor sentra perusahaan. Jadi rencana yg dibentuk di sentra berpedoman pada perencanaan dr tempat atau kantor cabang.