PENGAWASAN ( CONTROLLING
1.Jelaskan kenapa fungsi Pengawasan sungguh penting dlm organisasi perusahaan ?
Jawab :
Sesuai dgn apa yg telah diketahui bahwa masing-masing fungsi administrasi bekerjasama bersahabat satu dgn yg lainnya, & fungsi yg paling utama yakni penyusunan rencana,kemudian pengorganisasian, pergerakan & terakhir yaitu pengawasan Pengawasan berkaitan dekat dgn fungsi perencanaan, boleh dibilang kedua fungsi ini saling mengisi alasannya adalah :
1. Fungsi pengawasan harus apalagi dahulu direncanakan sedangkan pengawasan hanya mampu dilakukan bila ada penyusunan rencana.
2. Pelaksanaan suatu planning akan baik bila pengawasan dilaksanakan dgn baik pula.
3. Tercapai tidaknya sebuah planning akan dapat dimengerti setelah pengawasan atau pengukuran dilakukan
2.Jelaskan tentang pengertian fungsi pengawasan/controlling dr para ahli yaitu ?
Jawab :
Menurut Earl P. Strong ,Pengawasan yaitu proses pengaturan berbagai aspek dlm suatu perusahaan, semoga sesuai dgn ketetapan-ketetapan dlm planning.
Menurut Harold Koontz, Pengawasan yaitu pengukuran & perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, semoga planning-rencana yg telah dibentuk untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan-perusahaan mampu terselenggara.
Menurut G.R. Terry,Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yg mesti dicapai yakni standar, apa yg sedang dilakukan yakni pelaksanaan, menilai pelaksanaan & bila perlu melaksanakan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dgn planning, yakni selaras dgn standar.
Dari definisi-definisi diatas maka pengawasan dapat pula diartikan selaku satu proses untuk memutuskan, pekerjaan apa yg sudah dilaksanakan, menilainya & bila perlu mengoreksinya, dgn maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dgn rencana semula.
3.Jelaskan ihwal Tujuan Pengawasan ?
Jawab :
Tujuan pengawasan adalah mengusahakan agar apa yg direncanakan menjadi realita. Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tersebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dgn aba-aba yg telah dikeluarkan, & untuk mengenali kelemahan-kekurangan serta kesusahan-kesusahan yg dihadapi dlm pelaksana rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut mampu diambil tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu ataupun waktu-waktu yg akan tiba.
4.Jelaskan wacana Asas-asas Pengawasan/Controlling ?
Jawab :
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan selaku berikut :
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dgn menyelenggarakan perbaikan (koreks) untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari penyusunan rencana.
2. Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu efisien bila mampu menyingkir dari deviasi-deviasi dr perencanaan, sehingga tak menyebabkan hal-hal lain yg diluar prasangka.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility). Pengawasan hanya mampu dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab sarat terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan yg efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yg akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yg akan tiba.
5. Asas pengawasan eksklusif (principle of direct control). Teknik kontrol yg paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yg berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah .Cara yg paling sempurna untuk menjamin adanya pelaksanaan yg sesuai dgn penyusunan rencana merupakan mengusahakan sedapat mungkin para petugas mempunyai kualitas yg baik.
6. Asas refleks penyusunan rencana (principle of replection of plane). Pengawasan harus disusun dgn baik, sehingga dapat mencerminkan abjad & susunan perencanaan.
7. Asas penyesuaian dgn organisasi (principle of organizational suitability). Pengawasan mesti dilakukan sesuai dgn struktur organisasi. Manager & bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yg efektif harus diadaptasi dgn besarnya wewenang manager, sehingga merefleksikan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan perorangan (principle of individuality of control). Pengawasan harus sesuai dgn keperluan manager. Teknik kontrol mesti ditunjukan terhadap keperluan-kebutuhan akan informasi setiap manager. Ruang lingkup informasi yg diperlukan itu berlawanan satu sama lain, tergantung pada tingkat & tugas manager.
9. Asas patokan (principle of standard). Control yg efektif & efisien memerlukan standar yg sempurna, yg akan dipergunakan selaku tolak ukur pelaksanaan & tujuan yg tercapai.
10. efektif & efisien Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control). Pengawasan yg memerlukan adanya perhatian yg ditujukan terhadap aspek-faktor yg strategis dlm perusahaan.
11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dlm control membutuhkan adanya perhatian yg ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dlm kondisi tertentu tatkala situasi berganti/atau tak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan mesti luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol mesti ditinjau berkali-kali semoga sistem yg dipakai berguna untuk meraih tujuan.
14. Asas langkah-langkah (principle of action). Pengawasan mampu dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan planning, organisasi, staffing & directing.
5.Jelaskan tentang Jenis Pengawasan Produksi menurut cuilan yg akan diawasi ?
Jawab :
Pengawasan buatan (Production control). Yaitu pengawasan yg difokuskan untuk mengetahui mutu & kuantitas bikinan yg dihasilkan, apakah sesuai dgn sasaran yg sudah ditetapkan..Pengawasan keuangan (Financial control). Pengawasan ini ditujukan pada hal-hal yg menyangkut keuangan, wacana pendapatan & pengeluaran, ongkos-ongkos perusahaan termasuk pengendalian anggaran.
6.Jelaskan tentang Pengawasan pegawai (Personal control). ?
Jawab :
Pengawasan pegawai yakni Pengawasan yg ditujukan pada hal-hal yg ada relevansinya dgn kegiatan pegawai, apakah pegawai melakukan pekerjaan sesuai dgn perintah, planning, tata kerja, absensi pegawai & lain-lain.
7.Jelaskan tentang Pengawasan waktu (Time control). ?
Jawab :
Pengawasan ini ditujukan pada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tak dgn planning , yg telah ditetapkan.
8.Jelaskan ihwal Pengawasan budi (Policy control). ?
Jawab :
Pengawasan ini ditujukan untuk mengenali & menganggap apakah budi organisasi telah dilaksanakan sesuai dgn yg digariskan atau tidak.
9.Jelaskan tentang Pengawasan teknis (Technical control) & pengawasan Penjualan ?
Jawab :
Pengawasan teknis adalah pengawasan yg ditujukan pada hal-hal yg bersifat fisik, yg berhubungan dgn langkah-langkah & teknis pelaksanaan.
Sedangkan Pengawasan pemasaran (Sales control).ialah Pengawasan pengendalian yang ditujukan untuk mengetahui apakah bikinan yg dihasilkan terjual sesuai rencana yg diputuskan.
10.Jelaskan pemahaman pengawasan menurut Sifat & Waktu Pengawasan ?
Jawab :
Sifat & waktu pengawasan dibedakan atas :
1. Preventive control : Pengawasan yg dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan dgn maksud supaya tak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dgn memakai beberapa cara yakni :
- Membuat peraturan-peraturan yg berhubungan dgn tata cara suatu aktivitas atau dibuat tata tertib.
- Membuat aliran kerja.
- Menetapkan hukuman-sanksi terhadap pembuat kesalahan.
- Menentukan kedudukan, tugas, wewenang & tanggung jawab.
- Mengorganisasikan segala macam acara.
- Menentukan metode kerjasama & pelaporan & investigasi.
2. Represif control : Pengawasan yg dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dlm pelaksanaan acara, dgn maksud semoga tak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yg akan dijadwalkan mampu tercapai. Hal ini mampu dilakukan dgn cara-cara berikut :
- Membandingkan antara hasil-hasil acara dgn planning yg sudah diputuskan.
- Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan, kemudian mencari jalan keluarnya.
- Memberikan evaluasi terhadap hasil aktivitas, termasuk acara para penanggung jawab.
- Melaksanakan hukuman yg telah diputuskan terhadap pembuat kesalahan.
- Menilai kembali prosedur-mekanisme yg sudah diputuskan.
- Mengecek laporan-laporan yg dibuat oleh para petugas pelaksana.
3. Pengawasan yg dilakukan ditengah proses penyimpangan terjadi
4. Pengawasan terpola ialah pengawasan yg dilakukan dengan-cara bersiklus sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.
5. Pengawasan secara tiba-tiba ialah pengawasan dilakukan dengan-cara mendadak.
11.Jelaskan tentang Cara-cara Pengawasan ?
Jawab :
Seorang manager harus bisa memastikan bahwa semua fungsi manajemen dapat terealisasi dgn baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses pengawasan.atau cara2 pengawasan sebagai berkut :
1. Pengawasan langsung (Pengawasan Pribadi)
2. Pengawasan tak langsung dengan-cara verbal
3. Pengawasan tak pribadi dengan-cara tertulis
4. Pengawasan berdasarkan kekecualian.
12.Jelaskan apa yg dimaksud dgn Pengawasan Langsung ?
Jawab :
Pengawasan pribadi merupakan pengawasan yg dilakukan dengan-cara pribadi oleh seorang manajer dengan-cara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri. bagaimana hasil-hasil pekerjaan bawahannya apakah sesuai dgn yg dikehendaki atau tidak.
Pengawasan pribadi ini dapat dilakukan dgn cara inspeksi eksklusif, pengamatan ditempat (on the spot observation) & laporan ditempat (on the spot report).
Manager yg mempunyai tugas komplek tak mungkin melaksanakan pengawasan eksklusif sebanyak mungkin, maka untuk peran pengawasan ini biasanya dilakukan dgn tak eksklusif.
13.Jelaskan apa yg dimaksud dgn Pengawasan tak langsung dengan-cara verbal ?
Jawab :
Pengawasan tak langsung dengan-cara mulut
Cara ini dilakukan dgn wawancara yg ditujukan pada orang-orang atau kelompok tertentu yg mampu memberikan citra dr hal-hal yg ingin dimengerti, terutama wacana hasil yg bahwasanya (actual result) yg diraih oleh bawahannya. Dengan cara ini kedua belah pihak sama-sama aktif, bawahan menawarkan laporan tentang hasil pekerjaannya, & atasan dapat menanyakan lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yg diharapkan.
14.Jelaskan apa yg dimaksud dgn Pengawasan tak pribadi dengan-cara tertulis ?
Jawab :
Pengawasan melalui laporan tertulis (written report) ialah merupakan sebuah pertanggung jawaban pada atasan mengenai pekerjaan yg dilaksanakannya, sesuai dgn isyarat & tugas-peran yg diberikan kepadanya. Dengan laporan tertulis ini maka atasan mampu mengenali apakah bawahan-bawahannya melaksanakan peran-peran yg diberikannya.
15.Jelaskan apa yg dimaksud dgn Pengawasan menurut kekecualian.?
Jawab :
Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah tata cara pengawasan dimana pengawasan itu ditunjukkan pada soal-soal kekecualian. Pengawasan dilakukan bila diterima laporan yg memperlihatkan adnaya kejadian-insiden yg dianggap istimewa.
16.Apa yg kerabat ketahui ihwal Proses Pengawasan (Controlling Process)?
Jawab :
Dalam melaksanakan peran tertentu senantiasa ada tahap-tahap pelaksanaannya, walaupun peran itu sederhana. Demikian halnya dlm pengawasan (Controlling) ada lima tahap/langkah yg perlu diamati :
1.Menetapkan Standar
2.Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
4. Perbandingan Pelaksanaan dgn Standar & Analisa Penyimpangan
17.Jelaskan apa yg dimaksud dgn Menetapkan Standar ?
Jawab :
Penetapan Standar, ialah Tahap pertama dlm pengawasan yaitu penetapan kriteria pelaksanaan. Standar mengandung arti selaku suatu alasan engukuran yg mampu dipakai sebagai “Patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, quota, dan target pelaksanaan dapat digunakan selaku standar. Bentuk standar yg lebih khusus antara lain sasaran pemasaran, anggaran, potongan pasar, margin keuntungan, keamanan kerja & sasaran buatan.
18.Jelaskan apa yg dimaksud dengan Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan ?
Jawab :
Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan .Penetapan standar ialah sia-sia bila tak diikuti aneka macam cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan konkret. Oleh alasannya itu, tahap kedua dlm pengawasan adalah : memilih pengukuran pelaksanaan kegiatan dengan-cara tepat misalnya berapa kali pelaksanaan semestinya diukur – setiap jam, harian, mingguan, bulanan. Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan, – laporan tertulis, inspeksi visual lewat telepon, siapa yg akan terlibat – manager, staff departemen. Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan & tak mahal, serta dapat diterangkan pada para karyawan.
19.Jelaskan apa yg dimaksud dgn Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan ?
Jawab :
Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan . Setelah frekuensi pengukuran & sistem monitoring diputuskan, pengukuran pelaksanaan dilakukan berulang-ulang & terus menerus. Ada berbagai cara untuk melaksanakan pengukuran yaitu :
1. Pengamatan (pengamatan)
2. Laporan-laporan baik lisan & tertulis
3. Metoda-metoda otomatis
4. Inspeksi, pengujian (test) atau dgn pengambilan sample.
Banyak perusahaan kini memanfaatkan pemeriksa intern (internal Auditor) selaku pelaksana pengukuran.
20.Jelaskan apa yg dimaksud dengan Perbandingan Pelaksanaan dgn Standar & Analisa Penyimpangan?
Jawab :
Perbandingan Pelaksanaan dgn Standar & Analisa Penyimpangan . Tahap kritis dr proses pengawasan yaitu perbandingan pelaksanaan faktual dgn pelaksanaan yg direncanakan atau kriteria yg sudah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, namun kompleksitas mampu terjadi pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).
Penyimpangan-penyimpangan mesti dianalisa untuk menentukan kenapa persyaratan tak dapat diraih, & apabila penyebab-penyebab penyimpangan-penyimpangan dikenali, maka harus diambil tindakan perbaikan.
21.Jelaskan apa yg dimaksud dgn Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan ?
Jawab :
Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan .Bila hasil analisa pertanda perlunya langkah-langkah koreksi, langkah-langkah ini mesti diambil. Tindakan koreksi mampu diambil dlm banyak sekali bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersama-sama. Ada beberapa langkah-langkah koreksi :
1. Mengubah tolok ukur mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau rendah).
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan atau infeksi terlalu sering frekwensinya atau kurang atau bahkan mengubah tata cara pengukuran itu sendiri.
3. Mengubah cara dlm mengevaluasi & menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.