III . FUNGSI PERENCANAAN
1. Apa yg dimaksud dgn fungsi perencanaan ?
Jawab :
Fungsi perencanaan adalah suatu perjuangan menentukan kegiatan yg akan dilakukan di masa mendatang guna mencapai tujuan yg sudah ditetapkan.
2. Meliputi aktivitas apa saja yg ditetapkan dlm perencanan itu ?
Jawab :
Dalam perencanaan, kesibukan yg diputuskan meliputi :
a. Apa yg dijalankan
b. Bagaimana mengerjakannya
c. Mengapa melakukan
d. Siapa yg melakukan
e. Kapan harus dilaksanakan
f. Dimana aktivitas itu mesti dilakukan
3. Mengapa perlu disusun sebuah rencana ?
Jawab :
Masa depan penuh dgn ketidak pastian. Oleh alasannya itu, diharapkan aliran bertindak supaya perjuangan meraih tujuan tak gagal total, dikarenakan oleh adanya ketidakpastian situasi pada ketika kegiatan pen-capaian tujuan dilaksanakan. Pedoman bertindak untuk menghadapi ketidak pastian ini adalah planning tersebut.
Kaprikornus, orang perlu menyusun planning guna menghadapi unsur ketidak pastian tadi.
4. Sebutkan perwujudan atau hasil suatu perencanaan !
Jawab :
Perwujudan rencana ialah :
a. Falsafah
b. Kebijakan
c. Tujuan
d. d. Undang-undang
e. e. Peraturan-peraturan
f. Anggaran
g. Jadual
h. Program
i. Strategi
j. Taktik
k. Prosedur, & lain-lain
5. Bagaimana cara menyusun suara planning atau bagaimana proses penyusunan rencana itu ?
Jawab :
Urutan penyusunan planning yakni :
a. Menetapkan tujuan atau permasalahan yg akan dipecahkan dgn planning tersebut.
b. Mengumpulkan data yg relevan dengan permasalahannya.
c. Menganah’sa data yartg sudah dikumpulkan.
d. Menentukan alternatif-alternatif keputusan selaku hasil analisa data,
e. Memilih alternatif yg paling menguntungkan untuk dijadikan keputusan atau rencana pencapaian tujuan.
6. Mengapa perlu ditetapkan tujuan atau masalah yg akan dipecahkan ?
Jawab :
Kenyataan, insan memiliki banyak sekali keperluan, sedangkan alat untuk menyanggupi kebutuhan tersebut amat terbatas. Agar penggunaan alat pemuas kebudewa itu bisa efektif, maka perlu ditetapkan tujuan mana yg akan diraih terlebih dulu, atau keperluan mana yg harus dipenuhi terlebih dulu, atau persoalan mana yg akan dipecahkan terlebih dahulu.
7. Apa yg dimaksud dgn data yg relevan ?
Jawab :
Data yg berkaitan yaitu data yg berkaitan bersahabat dengan permasalahan yg akan dipecahkan. Contoh data yg relevan tersebut contohnya, kita akan merencanakan jumlah penjualan tekstil. Data yg perlu kita kumpulkan yakni data tentang jumlah penduduk, struktur umur, pendapatan perkapita & lain-lain. Data yg tak perlu kita kumpulkan adalah data tentang kecelakaan, atau data tentang luas & dalamnya lautan, sebab data ini tak berkaitan dgn planning penjualan tekstil.
Sebuah rencana, mempunyai dimensi yg banyak, & dr ma-sing-masing dimensi mampu dibedakan adanya tipe-tipe planning tertentu.
8. Sebutkan dimensi-dimensi dr planning !
Jawab :
Dimensi planning terdiri dr :
a. Dimensi fungsi
b. Dimensi cakupan materi
c. Dimensi waktu
d. Dimensi struktur
e. Dimensi sifat penggunaan.
9. Sebutkan tipe-tipe rencana menurut dimensi fungsinya !
Jawab :
Tipe-tipe planning menurut dimensi fungsi adalah :
a. Rencana Pemasaran
b. Rencana Produksi
c. Rencana Personalia
d. Rencana Keuangan
e. Rencana Administrasi.
10. Sebutkan tipe-tipe rencana berdasarkan dimensi strukturnya !
Jawab :
Atas dasar dimensi struktur, tipe-tipe, rencana ialah :
a. Rencana yg menyeluruh (Master Plan).
b. Rencana penggalan atau planning rincian (Detail Plan).
11. Sebutkan tipe-tipe planning menurut dimensi waktunya !
Jawab :
Tipe planning menurut dimensi waktu adalah :
a. Rencana jangka panjang
b. Rencana jangka menengah
c. Rencana jangka pendek.
12. Sebutkan tipe-tipe rencana menurut dimensi cakupan materi (skop) !
Jawab :
Tipe-tipe planning berdasarkan dimensi cakupan materinya :
a. Rencana yg luas atau sering disebut planning strategik.
b. Rencana yg sempit atau sering disebut planning taktis.
13. Sebutkan tipe-tipe rencana menurut dimensi sifat penggunaannya !
Jawab :
Tipe planning menurut sifat penggunaannya adalah :
a. Rencana sekali pakai.
b. Rencana yg mampu dipakai berkali-kali.
14. Jelaskan karakteristik planning yg baik !
Jawab :
Rencana yg baik yaitu planning yg dapat dipraktekkan atau yg mampu dilaksanakan, Mengingat para pelaksana planning terdiri dr banyak sekali macam orang dgn segala perbedaannya (perbedaan dlm pendidikan, pengalaman, sikap & lain-lain) serta adanya berbagai situasi dlm pelaksanaan, maka rencana yg baik adalah rencana yg sederhana, terang & mudah diketahui oleh para pelaksana, serta luwes atau fleksibel dlm menghadapi pergantian suasana.
15. Di dlm praktek, banyak hal yg menghalangi pelaksanaan sebuah rencana sehingga planning tersebut tak berlangsung dengan-cara efektif. Sebutkan aspek-faktor penghambat tersebut
Jawab :
Beberapa faktor penghambat pelaksanaan planning sehingga rencana tak efektif, yaitu :
a. Pelaksana rencana kurang memiliki wawasan yg menyeluruh dr organisasi dimana planning itu dilaksanakan. Akibatnya, para peiaku dlm melakukan planning kurang mengamati kesibukan dr cuilan lain, & ini akan mengusik kesibukan belahan lain.
b. Pelaksana sering tak mempunyai pengetahuan ten-tang suasana lingkungan yg mempengaruhijalanny a planning dgn baik.
c. Pelaksana sering tak mampu meramalkan suasana yg akan tiba, yg akan mempengaruhi jaiannya pelaksanaan.
d. Para perencana sering menjumpai kesusahan dlm merencanakan kegiatan yg hanya sekali terjadi atau peristiwa yg tak pernah berulang. Akibatnya banyak kelemahan dlm planning & planning itu sulit dilaksanakan.
e. Orang sering tak memiliki dana yg cukup untuk menyusun planning yg lengkap.
f. Para pelaksana sering tak ingin mengambil risiko dlm pelaksanaan rencana cuma berlangsung setengah-setengah.
g. Para pelaksana sering kurang percaya diri dlm pelaksanaan planning.
h. Ketidakmampuan perencana untuk menentukan alternatif tertentu dgn alasan takut terjadi kegagalan total apabila cuma ada satu alternatif keputusan dlm planning. Akibatnya dlm planning terdapat banyak alternatif yg harus dilaksanakan, sehingga justru membuat planning itu tak efektif.
16. Rencana disebut efektif apabila menyanggupi syarat-syarat tertentu. Sebutkan cara-cara menganggap sebuah planning yg efektif tersebut !
Jawab :
Rencana yg efektif dapat dinilai dr segi :
a. Kegunaannya, rencana akan efektif apabila rencana itu memiliki kegunaan untuk meraih tujuan yg sudah di-memutuskan.
b. Ketepatan waktu, rencana akan efektif bila rencana tersebut bisa menjamin ketepatan waktu pelak-sanaannya.
c. Biaya, planning efektif adalah rencana yg disusun & pelaksanaannya tak memerlukan biaya yg tinggi yg melebihi hasil yg akan diraih dgn rencana tersebut.
d. Stabilitas, rencana yg mengandung tingkat stabilitas yg tinggi. Artinya planning tersebut tak dirubah-rubah sampai jangka waktu tertentu.
e. Obyektif, planning yg efektif yaitu rencana yg obyektif, artinya planning tersebut mengandung unsur-unsur obyektivita yg tinggi & tak didasari oleh unsur subyektivita yg tinggi.
f. Lengkap, terpadu & konsisten. Rencana yg imbastif yaitu planning yg lengkap dlm hal isi, terpadu dlm kerjasama & konsisten dlm penge-trapannya.
g. Tanggung-jawab pelaksanaan & implementasinya. Rencana yg efektif ialah rencana yg pelaksanaannya & implementasinya dapat dipertanggung-jawabkan.
17. Banyak alat-alat analisa yg digunakan dlm menyusun planning. Sebutkan alat-alat analisa data yg biasa dipakai dlm perencanaan.
Jawab :
Alat-alat analisa tersebut, diantaranya yakni :
a. Analisa ratio atau perbandingan
b. Analisa Break Even (BEP)
c. Analisa statistik, & lain-lain.
18. Dalam penemuan persoalan, alat analisa apa saja yg biasa dipakai ?
Jawab :
Alat analisa dlm penemuan dilema dapat dipergunakan :
a. Analisa pohon keputusan
b. Analisa tulang ikan
c. Model minat, & lain-lain.
19. Sering sebuah penyusunan rencana tak mampu dilaksanakan dgn baik, atau pada ketika pelaksanaan telah beijalan sebagian ternyata didapatkan adanya kesalahan dlm penyusunan rencana tersebut. Mengapa terjadi hal seperti ini ?
Jawab :
Banyak faktor menjadi penyebabnya, diantaranya :
a. Pada dikala penentuan tujuan kurang ditetapkan prioritas-prioritas kegiatannya.
b. Pada saat penentuan tujuan, kurang diputuskan kebijakan-kebijakan & implementasi-implementasinya.
c. Perencanaan kurang memperhitungkan ramalan-ramalan apa yg akan terjadi di masa depan.
d. Penyusunan penyusunan rencana operasional kurang rinci, apalagi dlm penganggarannya.
20. Perencanaan haruslah memiliki kegunaan bagi pencapaian tujuan. Agar perencanaan berguna, perencanaan mesti mempunyai sifat-sifat tertentu. Sifat apakah yg menjadi ciri dr sebuah perencanaan agar memiliki kegunaan dlm mencapai tujuan ?
Jawab :
Sifat-sifat tersebut yakni :
a. Rencana harus mampu mengatasi ketidakpastian.
b. Pusat perhatian dr rencana tersebut mesti berfokus pada tujuan yg spesifik atau sasarannya.
c. Ditinjau dr kesibukan, rencana harus efektif.
d. Rencana mesti mampu menjadi standard bagi aktivitas pengendalian.
21. Perkembangan sosial ekonomi sebuah bangsa terus meningkat . Dampaknya bagi perencanaan yakni munculnya berbagai alternatif tujuan. Sebutkan macam-macam tujuan suatu perusahaan berhubungan dgn perkembangan sosial ekonomi tersebut. ?
Jawab :
Macam-macam tujuan perusahaan :
a. Memaksimalkan keuntungan dlm jangka pendek. Artinya perusahaan mesti mengusahakan laba yg maksimal setiap tahun bisnisnya.
b. Memaksimalkan nilai perusahaan. Artinya, dlm jangka panjang, nilai perusahaan (baik seaara material maupun non material harus meningkat dengan-cara optimal).
c. Menjamin kelatigsungan hidupnya. Bagi perusahaan yg masih gres berdiri, atau yg sudah usang berdiri, alasannya kondisi lingkungan yg sarat tantangan, harus mampu bertahan demi kelangsungan hidupnya.
d. Memperoleh penghargaan penduduk . Bagi perusahaan yg bergerak dibidang sosial, harus mampu memperoleh kepercayaan dr penduduk .
e. Mencari prestise. Bagi perusahaan yg sudah besar, bahkan seperti konglomerat atau multinasional, umumnya disamping mencari keuntungan, pula berusaha menemukan prestise ini, meskipun kadang-kadang, untuk meraih prestise ini perusahaan mesti me-rugi.
f. Memelihara keamanan manajemen. Jenis tujuan lain dr perusahaan yakni berusaha keras untuk meme-lihara keselamatan pihak tata kelola.
22. Menurut Robert Anthony, penyusunan rencana dibedakan menjadi tiga macam. Apa saja ?
Jawab :
Tiga macam perencanaan tersebut yakni :
a. Perencanaan strategis,
b. Perencanaan pengendalian manajemen,
c. Perencanaan operasional.
23. Apa yg dimaksud dgn perencanaan strategis & bagaimana langkah-langkahnya ?
Jawab :
Perencanaan strategis yakni proses keputusan tentang tujuan yg akan diraih lewat pengelolaan sumber-sumber daya & dana yg dimiliki, didasarkan pada kebijaksanaan yg ditetapkan sebelumnya. (Perhatikan duduk perkara kebijaksanaan ini, banyak planning yg tak diputuskan kebijaksanaan pelaksanaannya.) Perencanaan strategis umumnya mencakup kurun waktu 5-10 tahun, bersifat garis-garis besarnya saja. Mencakup penyusunan rencana lingkungan bisnis, sumber-sumber & kemampuan yg dimiliki, nilai-nilai & misi-misi perusahaan/organisasi.
Langkah-langkahnya :
a. Memilih sasaran,
b. Rencanakan organisasinya,
c. Tentukan kebijaksanaan individunya,
d. Tentukan kebijaksanaan keuangannya,
e. Tentukan kebijaksanaan pemasarannya,
f. Tentukan kebijaksanaan produksinya,
g. Tentukan kebijaksanaan akuntansinya, / dst.
24. Apa yg dimaksud dgn penyusunan rencana pengendaiian tata kelola & bagaimana langkahnya ?
Jawab :
Suatu proses penyusunan rencana dimana manajer bertanggung jawab akan penggunaan sumber-sumber daya & dana yg mesti dipakai seefektif & seefisien mungkin, dlm usaha mencapai tujuan/sasaran yg telah ditetapkan. Langkahnya :
a. Memformulasikan anggaran,
b. Menyusun planning di tingkat staf,
c. Memformulasikan keadaan personnelnya,
d. Memformulasikan modal kerjanya,
e. Memformulasikan pengeluaran rutin,
f. Memformulasikan proses produksinya, dst.
25. Apa yg dimaksud dgn penyusunan rencana operasional & bagaimana langkahnya ?
Jawab :
Suatu proses usaha melaksanakan kesibukan tertentu & haras dijamin seefektif & seefisien mungkin.
Langkahnya :
a. Pengendalian penarikan karyawan,
b. Memantau kebijaksanaan yg dilaksanakan,
c. Mengendalikan jumlah kredit, atau jumlah bantuan pinjaman,
d. Penjadualan ketat kepada bikinan,
e. Pengecekan bahan baku,
f. Pemantauan pasar terus menerus, dst.
26. Dalam statistik, dikenal istilah modus atau modes, yakni keja-dian yg paling kerap terjadi. Kasus-kasus yg terjadi dlm praktek penyusunan rencana, pula mengenai modes ini. Sebutkan modes perencanaan tersebut.
Jawab :
Modes penyusunan rencana :
a. Perencanaan pasif,
b. Perencanaan reaktif,
c. Perencanaan preaktif,
d. Perencanaan interaktif.
27. Apa yg disebut dgn penyusunan rencana pasif ?
Jawab :
Suatu penyusunan rencana yg disusun dgn coba-coba, kemudian setiap kali disesuaikan dgn pergeseran situasi yg ada. Biasa diterapkan pada perjuangan perorangan.
28. Apa yg dimaksud dgn perencanaan reaktif ?
Jawab :
Perencanaan yg didasarkan pada pengalaman masa kemudian, kemudian di tranfomasikan pada kondisi kini. Keberhasilan pelaksanaan planning sangat bergantung pada pengetahuan & ketrampilan pelaksana. Banyak dipergunakan di usaha keluarga.
Apa yg dimaksud dgn perencanaan preaktif ?
Jawab :
Perencanaan yg lebih banyak didasarkan pada peramalan-peramalan apa yg akan terjadi dimasa mentiba. Disini banyak dipergunakan analisis-analisis ilmiah.
Biasa dipergunakan pada organisasi yg sangat birokratis.
29. Apa yg dimaksud dgn penyusunan rencana interaktif ?
Jawab :
Perencanaan yg dilandasi pengalaman masa lalu, masa sekarang & masa mendatang. Banyak dipergunakan pada solusi proyek-proyek khusus, yg membutuhkan koordinasi yg sangat komplek.
30. Dalam penyusunan rencana strategis, ada beberapa alternatif strategi yg dapat diseleksi. Sebutkan jenis-jenis strategisnya ini.
Jawab :
Jenis-jenis seni manajemen :
a. Pertumbuhan perjuangan. (Contoh, pengembangan pasar).
b. Mempertahankan usaha. (Contoh, selama 4 tahun usaha dipertahankan, & mempersiapkan diri untuk pengembangan selanjutnya).
c. Menekan risiko. (Contoh, saat penggabungan perusahaan, sebelum memperluas pasar, perlu menekan risiko terlebih dahulu).
d. Memecah atau menggabungkan perjuangan. (Contoh, alasannya adalah suasana tertentu, perusahaan perlu memecah atau menggabungkan diri dgn perusahaan lain),
e. Diversifikasi. Strategi ini diharapkan uhtuk menjaga diri atau untuk pengembangan diri. Diversifikasi mampu dengan-cara horisontal, vertikal & terpusatr ataupun diagonal (seperti konglomerat).
f. Multinasional Strategi lain, menjadikan perusahaan kearah multinasional, guna memanfaatkan potensi murah dinegara-negara lain.
g. Likuidasi. Jika ongkos tetap perasahaan sudah melampaui pendapatannya, perusahaan perlu ditutup atau dilikuidasikan.
31. Menurut McFarland, dlm menyusun penyusunan rencana strategis, haras memperhitungkan dr banyak dimensi. Dimensi apa saja yg haras diperhitungkan dlm menyusun reneana jangka panjang ini ?
Jawab :
Dimensi-dimensinya adalah :
a. Dimensi lingkungan.
(Memperhitungkan kondisi ekonomi, sosial, politik, pengetahuan & teknologi, hukum, keamanan dll.)
b. Dimensi strategi.
Memperhitungkan target langganan, bauran produk, kawasan pemasaran, kekuatan bersaing, standard, standard pengendalian, dll.)
c. Dimensi program.
(Memperhitungkan bagaimana program pemasaran, bikinan, keuangan, personalia, administrasi dll.)
d. Dimensi perilaku.
(Memperhitungkan perilaku individu, golongan, , hubungan antar orang, dll.)
32. Menurat Hicks & Gullet, bagaimana proses penyusunan reneana yg komprehensif itu ?
Jawab :
Prosesnya:
a. Mengidentifikasi peluang,
b. Menetapkan sasaran berdasar kesempatan,
c. Formulasikan dasar-dasar asumsi atau perkiraan-asumsinya,
d. Pengujian alternatif keputusan, beserta argumentasi-alasannya,
e. Memilih program pelaksanaan,
f. Melaksanakan, memonitor, mengontrol dan menganalisa pelaksanaan beserta implementasinya.
33. Bagaimana proses perencanaan komprehensif untuk Pemerintah ?
Jawab :
Prosesnya:
a. Menetapkan keperluan akan permasalahan masyarakatnya,
b. Merumuskan falsafah & aspirasi masyarakatnya,
c. Menetapkan tujuan & sasaran,
d. Menyusun acara pembangunan,
e. Menetapkan kebijakan pelaksanaan,
f. Menyusun planning regional & sektoralnya serta lintas regional, sektoral,
g. Perencanaan proyek & pelaksanaan,
h. Merumuskan hasil pembangunan & evaluasinya.
34. Peramalan merupakan kepingan penting dlm proses perencanaan. Sebutkan cara-cara peramalan ini. !!
Jawab :
Cara-cara peramalan :
a. Berdasarkan opini eksekutif,
b. Berdasarkan penilaian langganan,
c. Berdasarkan survey Delphi,
d. Berdasarkan surnbang rekomendasi,
e. Berdasarkan proyeksi matematikanya.
35. Apa yg dimaksud dgn survey Delphi ?
Jawab :
Survey Delphi, ialah suatu survey dgn memakai daftar pertanyaan wacana pemikkan-pemikiran kondisi dimasa mendatang, yg dikirimkan ke sejumlah pakar. Maksud & tujuan penggunaan data survey tak diberitahukan pada responden. Hal ini untuk menjaga obyektivitas data.
36. Rencana sering meleset dlm pelaksanaannya, ini merupakan hal yg biasa. Penyebabnya ialah adanya banyak sekali kendala dlm menyusun planning tersebut. Kendala apa saja yg sering dijumpai dlm penyusunan rencana ?
Jawab :
Kendala-kendalanya :
a. Sulit menentukan asumsi yg akurat,
b. Masalah yg dihadapi berubah terus,
c. Pengaruh psikologik pada perencana,
d. Kurang luwes dlm menghadapi pergeseran,
e. Tidak terkuasainya faktor lingkungan,
37. Faktor apa yg sangat mendukung pengembangan metode perencanaan sehingga derajad kemelesetan sebuah rencana makin kecil ?
Jawab :
Faktor yg mendukung yaitu perkembangan ilmu pengetahuan & teknologi (seperti komputer) yg dr waktu ke waktu makin bertambah mutakhir.