IV. FUNGSI PENGORGANISASIAN
1. Jelaskan pemahaman organisasi !
Jawab :
Dimaksud dgn organisasi merupakan suatu perjuangan bareng yg dijalankan oleh dua orang atau lebih untuk meraih tujuan tertentu.
2. Jelaskan apa yg dimaksud dgn pengertian mengorganisasi !
Jawab :
Mengorganisasi yaitu suatu acara mencapai tujuan dlm sebuah kelompok orang, lewat cara-cara mengelompokkan kegiatan, menentukan siapa yang akan memimpin kelompok tersebut. Menyerahkan peran-tugas & wewenang untuk melaksanakan kegiatan pada para pemimpin kalangan & menentukan relasi antara kegiatan golongan satu dgn golongan lain.
3. Bagaiman cara mengorganisasi atau bagaimana proses meng- organisasi tersebut ?
Jawab :
Proses mengorganisasi melalui pentahapan :
a. Menentukan tujuan yg akan diraih.
b. Menyusun planning & kebijakan yg akan dipergunakan dlm meneapai tujuan yg sudah ditetapkan.
c. Menentukan seluruh kegiatan yg akan dipergunakan untuk melaksanakan planning & kebijakan tersebut diatas.
d. Menghitung & mengklasifikasikan aktivitas-aktivitas yg ada.
e. Mengelompokkan kegiatan yg sama atau nyaris sama dlm satu kalangan aktivitas, serta menentukan departeman yg mewadahi acara setiap kalangan kegiatan yg sudah ditentukan.
f. Membeiikan peran & wewenang untuk melaksanakan kegiatan untuk masing-masing golongan kegiatan (peidepartemen)
4. Apa yg dimaksud dgn departementasi ?
Jawab :
Departementasi ialah acara menentukan wadah bagi setiap kalangan acara. Biasanya wadah ini dinamakan departemen atau pecahan.
5. Ada berapa macam dasar pendepartementisasian ini ?
Jawab :
Macam-macam dasar departementisasi adalah :
a. Dasar fungsi. Yaitu penentuan departemen dlm organisasi yg didasarkan pada fungsi operasionalnya. Contoh, dlm suatu organisasi ditetapkan adanya departemen produksi, departemen penjualan, departemen keuangan, departemen personalia, departemen manajemen & seterusnya.
b. Dasar wilayah atau regional. Yaitu penentuan departemen yg didasarkan pada kawasan kerjanya. Contoh, dlm organisasi ditetapkan adanya departemen penjualan wilayah I, Wilayah n, Wilayah in & seterusnya, atau ditetapkan departeman pemasaran wilayah Jawa & seterusnya.
c. Dasar produk. Yaitu penentuan departemen berdasar kan hasil produksinya. Contoh, ditetapkannya departemen sedan, departemen truk, departemen jeep & seterusnya.
d. Dasar proses produksi, Yaitu penentuan departemen berdasarkan proses yg ada. Contoh, ditetapkannya departemen pemintalan, departemen pertenunan, departemen finishing & seterusnya. (Dalam pabrik tekstil)
e. Dasar langganan. Yaitu penentuan departemen yg didasarkan pada kondisi langganan. Contoh departemen pakaian perempuan, departemen pakaian laki-laki, departemen pakaian bawah umur & seterusnya. (Dalam swalayan)
f. Dasar waktu kerja. Yaitu penentuan departemen menurut giliran waktu kerja. Contoh, shift pagi, shift siang, shift malam. (Dalam organisasi pabrik yg bekerja 24 jam sarat ).
6. Di dlm praktek, apakah dasar departemantisasi ini diterap-kan satu per satu ataukah dengan-cara dikombinasi ?
Jawab :
Dalam praktek, penyusunan departemen dlm organisasi hampir senantiasa menggunkan dasar kombinasi. Contoh, organisasi Pertamina, dasar departementisasinya didasarkan pada fungsi & pula wilayah.
7. Dalam menyusun organisasi, harus selalu memperhatikan rentangan manajemen (span of management) atau rentangan pe-ngawasan (span of control). Apa yg dimaksud dgn span of management atau span of control tersebut ?
Jawab :
Yaitu jumlah bawahan eksklusif yg dapat diawasi dengan-cara efektif oleh seorang pemimpin.
8. Mengapa jumlah bawahan harus dibatasi ?
Jawab :
Apabila jumlah bawahan tak dibatasi akan me-nimbulkan kesulitan bagi organisasi itu sendiri.
Kelemahan jumlah bawahan yg luas yaitu :
1. Fungsi pengawasan terhadap bawahan sukar dilaksanakan.
2. Kemajuan setiap bawahan sukar diikuti.
3. Waktu kerja pimpinan akan habis untuk pekerjaan berkala memantau bawahannya, sehingga tak ada waktu lagi untuk memikirkan pengembangan organisasi.
4. Pimpinan akan menjumpai kesusahan untuk mengikuti keadaan dgn bawahannya.
9. Bagaimana span of management yg maksimal ?
Jawab :
Banyak pendapat mengenai hal ini. Namun kebanyakan mereka menyepakati usulan Graicunas yg menyatakan bahwa untuk pucuk pimpinan, semestinya mengawasi antara 4 hingga dgn 8 bawahan. Untuk pimpinan menengah, seharusnya memantau antara 8 hingga dgn 12 orang bawahan. Untuk pimpinan bawah seharusnya mengawasi antara 12 sampai dgn 20 orang bawahan. Untuk penyelia, mampu mengawasi antara 20 hingga dgn 100 orang bawahan.
10. Faktor-aspek apa saja yg mesti diperhitungkan sebelum menetapkan jumlah bawahan.?
Jawab :
Ada beberapa faktor yg mesti dipertimbangkan, yakni :
a. Mudah, sukarnya pekerjaan bawahan yg mesti diawasi. Makin sulit pekerjaan,. seharusnya makin sedikit jumlah bawahan yg mesti diawasi.
b. Kestabilan proses produksi. Apabila proses buatan stabil maka mampu lebih banyak bawahan yg diawasi.
c. Kemampuan bawahan yg diawasi. Apabila bawahan mempunyai kesanggupan kerja yg baik, maka jumlah bawahan yg mampu diawasi mampu lebih banyak lagi.
d. Pekerjaan utama atasan. Jika atasan mempunyai pekerjaan utama yg banyak, seharusnya jumlah bawahan yg diawasinya sedikit saja.
e. Biaya pengawasan. Apabila ongkos pengawasan mahal, maka jumlah bawahan yg diawasi, sebaiknya diputuskan jumlah yg sedikit.
11. Menurut V.A. Graicunas, banyak sekurang-kurangnya jumlah bawahan yg diawasi akan menentukan jumlah kekerabatan yg muncul antara atasan & bawahan ini ?
Jawab :
Jumlah relasi itu mampu dihituhg dgn rumus :
Dimana :
Ht = Jumlah hubungan
n = Jumlah bawahan
Makara jika seorang pimpinan memiliki jumlah bawahan 3 orang, maka jumlah kekerabatan yg akan timbul yaitu sejumlah 18.
12. Dalam praktek, apakah jumlah kekerabatan berdasarkan Graicunas ini benar-benar terjadi ?
Jawab :
Tidak senantiasa, alasannya jumlah korelasi dlm praktek tak senantiasa sama dlm hal frekuensi & intensitasnya.
13. Ada berapa macam sifat relasi dlm organisasi ?
Jawab :
Ada empat, yakni :
a. Hubungan garis lurus (line relations). Contoh hubungan ini, misalnya atasan memerintah bawahan.
b. Hubungan fungsi (functional relations). Contoh kekerabatan ini, misalnya orang pabrik meminta orang cuilan gudang untuk menyediakan alat-alat kerja yg diharapkan. Jadi korelasi itu terjadi karena fungsi fnasing-ma-sing pekerja.
c. Hubungan staf (staf relations). Contohnya, staf memperlihatkan nasehat pada pimpinan.
d. Hubungan lateral (lateral relations). Contohnya bagian marketing berafiliasi dgn potongan buatan untuk merundingkan barang apa yg akan dihasilkan.
14. Jelaskan perbedaan antara kekerabatan garis lurus dgn hubungan staf !
Jawab :
Kalau kekerabatan garis lurus, sifatnya tak terbatas, artinya dapat mencakup beberapa fungsi sekaligus; tetapi kekerabatan staf sifatnya lebih terbatas hanya pada satu fungsi saja.
15. Ada berbagai macam jenis/bentuk organisasi itu ?
Jawab :
Bentuk organisasi mampu berupa :
a. Organisasi garis
b. Organisasi garis & staf
c. Organisasi fungsional
d. Organisasi matrik
f. Organisasi proyek, & lain-lain.
16. Sebutkan ciri-ciri khusus organisasi garis
Jawab :
Ciri-cirinya yakni satu orang bawahan hanya mempunyai seorang atasan, jadi ia hanya menerima perintah, kerja dr satu orang saja, yaitu pimpinannya.
17. Sebutkan ciri khusus organisasi garis & staf !
Jawab :
Ciri-cirinya, sama dgn organisasi garis cuma ditambah adanya staf yg berfungsi memperlihatkan nasehat atau pertimbangan-pertimbangan pada pimpinan.
18. Sebutkan ciri khusus organisasi fungsional !
Jawab :
Cirinya yakni seorang bawahan dapat mendapatkan perintah dr banyak atasan. Gontohnya organisasi bengkel. Seorang tukang las, mampu menerima perintah dr banyak departemen yg memerlukan jasa mengelas.
19. Sebutkan ciri khusus dr organisasi matrik !
Jawab :
Cirinya yakni dlm organisasi itu terjadi kontak koordinasi antar penggalan yg ada dlm organisasi. Organisasi matrik menggunakan pendekatan struktural & fungsional sekaligus (kombinasi).
20. Sebutkan ciri khusus dr organisasi proyek !
Jawab :
Cirinya yakni apabila tujuan proyek sudah final, maka organisasi ini akan segera dibubarkan. Jadi sifat organisasinya hanya sementara saja, yaitu selama proyeknya berjalan.
21. Dari sudut formalitas, ada berbagai jenis bentuk organisasi ?
Jawab :
Ada dua macam, yakni :
a. Organisasi formal :
b. Organisasi informal
22. Jelaskan perbedaan antara organisasi formal & informal tersebut !
Jawab : Perbedaannya terletak :
a. Dalam organisasi formal terdapat pembagian tugas yg jelas terumuskan, sedangkan organisasi informal tak memiliki pembagian tugas yg tegas.
b. Dalam organisasi formal terdapat mata rantai pe-rintah yg tegas, sebaliknya dlm organisasi informal tak terdapat mata rantai perintah yg tegas.
c. Organisasi formal mempunyai rencana kerja yg jelas, organisasi informal tak memiliki rencana kerja yg jelas.
d. Organisasi formal memiliki departemen-departeman, sedang organisasi informal tak dibagi ke dlm departemen.
e. Organisasi formal memiliki tingkatan-tingkatan, manajemen yg terperinci, sedangkan dlm organisasi informal tak memilikinya.
23. Siapakah yg menyusun organisasi ini ?
Jawab :
Yang bertugas menyusun organisasi ini mampu dijalankan oleh :
a. Pimpinan sendiri
b. Pimpinan dgn sumbangan bawahan
c. Konsultan yg dipanggil oleh pimpinan.
d. Dibuat panitia khusus penyusun organisasi
24. Seandainya organisasi diserahkan pada panitia untuk menyusunnya, apa keuntungan & kerugiannya cara ini ?
Jawab :
Keuntungannya yaitu :
a. Kualitas keputusan lebih baik.
b. Partisipasi banyak sekali pihak dapat dilaksanakan.
c. Melatih pimpinan untuk dapat menyusun organisasi sendiri
d. Penyalah-gunaan kekuasaan panitia dapat dihambat, lantaran kepanitiaan biasanya terdiri dr banyak pihak sehingga mereka dapat saling memantau.
e. Menghindari konsekuensi buruk selaku akhir penyusunan organisasi yg cuma dilakukan oleh seorang pimpinan.
25. Sebutkan aneka macam kesalahan yg biasanya terjadi dlm penyusunan organisasi !
Jawab :
Kesalahan-kesalahan tersebut yakni :
a. Perencanaan organisasi kurang memperhitungkan suasana yg berganti.
b. Kegagalan dlm mengganti kekerabatan yg ada dalam organisasi.
c. Kegagalan dlm mewakilkan wewenang.
d. Kegagalan dlm memilih wewenang yg akan didelegasikan.
e. Kegagalan dlm membuka susukan info.
f. Memberikan wewenang tanpa disertai tanggung-jawab, atau sebaliknya.
g. Kurang memperhatikan nasehat staf.
h. Wewenang yg didelegasikan sering tak terbatas.
i. Salah menggunakan service-departeman, artinya sering tak ada kerjasama antar departemen. Organisasi dibikin berlebihan.
26. Proses pengorganisasian mirip sudah ditanyakan dimuka, biasa disebut sebagai analisis jabatan. Apa sesungguhnya yg dimaksud dgn analisis jabatan ini ?
Jawab :
Analisis jabatan ialah proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai isu yg berafiliasi dgn aneka macam operasi & kewajiban sebuah jabatan.
27. Bagaimana cara mengumpulkan gosip atau data dlm analisis jabatan tadi ?
Jawab :
Caranya ialah dgn :
a. Pembuatan daftar pertanyaan,
b. Penulisan ceritera singkat,
c. Pengamatan atau pengamatan,
d. Wawancara.
28. Karyawan yg dimintai data sering bercuriga pada petugas. Bagaimana caranya untuk mengurangi kecurigaan karyawan pada petugas analisis jabatan ini ?
Jawab :
Caranya :
a. Kenalkan din anda & katakan apa tugas anda disitu.
b. Tunjukkan minat yg sangat-sungguh pada karyawan & jabatan yg anda analisis.
c. Jangan anda menggurui bagaimana mereka mesti menjalankan tugas jabatannya.
d. Bicaralah pada mereka dgn bahasa yg mudah mereka ketahui.
e. Jangan rancukan antara pekerja & pekerjaan. Yang anda analisis adalah pekerjaannya.
f. Lakukan studi dgn lengkap sesuai dgn programnya.
g. Periksalah apakah info sudah lengkap ? Jika masih ada kekurangan segeralah melengkapinya.
29. Apa hasil analisis jabatan yg utama ? Apa kegunaannya ?
Jawab :
Hasil khususnya yaitu :
a. Deskripsi jabatan.
Kegunaannya yaitu untuk memperlihatkan pedoman bagi setiap pejabat tentang fungsinya, tugasnya, tanggungjawab, wewenang, siapa atasan & ba-wahannya, siapa sejawatnya. Ini diharapkan untuk menyingkir dari terjadinya tumpang tindih ataupun kesenjangan para pejabat dlm melaksanakan tugasnya. Dengan deskripsi jabatan yg baik mempunyai arti semua acara dlm organisasi akan terbagi habis tanpa tersisa, sehingga tumpang tindih & kesenjangan dieliminir sekecil mungkin.
b. Spesifikasi jabatan.
Kegunaannya adalah untuk menentukan mutu atau tolok ukur minimal yg haras dimiliki oleh seorang pejabat untuk mampu memangku atau melaksanakan jabatan sebaik mungkin.
30. Lalu, apa isi deskripsi & Spesifikasi jabatan ini ?
Jawab :
Isi deskripsi jabatan :
a. Fungsi jabatan,
b. Perincian tugas jabatan,
c. Wewenangnya,
d. Tanggung jawabnya,
e. Hubungan dgn jabatan lainnya.
Isi spesifikasi jabatan :
Hal-hal yg dipersyaratkan untuk setiap pejabat, meliputi :
a. Pendidikan/pengetahuannya,
b. Pengalamannya,
c. Inisiatifhya,
d. Kreatifitasnya
e. Usaha phisiknya,
f. Usaha mentalnya,
g. Tanggung Jawab dlm banyak sekali hal,
h. Kondisi kerjanya, Risiko kerjanya.
31. Suatu organisasi perlu pengembangannya untuk mampu menghadapi lingkungan yg terus berkembang. Bagaimana arah pengembangan organisasi ini ?
Jawab :
Arah pengembangannya dapat:
a. Secara total.
b. Hanya subsistemnya saja,
c. Hanya kalangan kerjanya saja,
d. Hanya dlm tingkatan jenjangnya.
32. Untuk negara-negara berkembang, pertumbuhan organisasi lewat proses evolusi tertentu. Bagaimana proses evolusi ini ?
Proses evolusinya :
a. Organisasi individual.
Dalam perusahaan, cirinya ialah pemilik pula sekaligus menjadi manajernya.
b. Organisasi ayah-anak atau manajer ajun. Siayah bertanggung jawab penuh atas semua keputusan, disamping itu siayah mesti menyiapkan anaknya sebagai generasi penerusnya. Si anak bertindak seperri asisten bagi ayahnya.
c. Organisasi fungsional.
Disini telah diperkenalkan pendelegasian wewenang (ada manajer buatan, manajer pemasaran, manajer keuangan, dst). Pimpinan atas cenderung menangani hal-hal yg sifatnya strategik, sedangkan pimpinan menengah atau tingkat bawah, bertanggung jawab penuh pada hal-hal yg sifatnya operasional.
d. Organisasi fungsional yg diperkembangkan. Disini mulai dibentuk adanya markas besar, dgn cabang atau perwakilan didaerah lain.
e. Organisasi multidivisi.
Disini mulai dibentuk divisi-divisi yg harus mampu berdikari. Kantor sentra (holding company) lebih ber-sifat selaku koordinator antar divisi.
f. Konglomerat.
Penggabungan banyak sekali perusahaan yg tak mesti sejenis. Di Indonesia dikenal perumpamaan “grup”, mirip Astra Group, Gramedia Group, Duta Group dsb.
33. Ada beberapa teori wacana organisasi. Sebutkan teori-teori tersebut.
Jawab :
Teori-teori tersebut yakni :
a. Teori Klasik,
b. Teori Neo Klasik,
c. Teori Fusi,
d. Teori Sistem,
e. Teori Kuantitatif.
34. Jelaskan tentang Teori Klasik.
Jawab :
Teori Kiasik mempunyai pandangan bahwa organisasi merupakan kumpulan orang yg saling melakukan pekerjaan sama untuk meraih tujuan yg sudah ditetapkan. Dalam organisasi perlu ada pembagian kerja, perlu keutamaan, perlu satu komando, & menekankan adanya birokrasi.
35. Bagaimana halnya dgn teori Neo Klasik ?
Jawab :
Neo Klasik, sesuai namanya, berusaha memperbaiki kelemahan-kelemahan dr konsep Klasik. Neo Klasik berpandangan bahwa organisasi sebagai kumpulan orang, harus memperhatikan sikap indi-vidu & golongan yg ada dlm organisasi. Neo Klasik menekankan korelasi antar manusia dlm organisasi, perkara komunikasi, partisipasi bawahan, lingkungan dll.
36. Jelaskan wacana teori Fusi.
Jawab :
Teori Fusi berpandangan bahwa dlm organisasi harus terintegrasikan dgn baik (fusi) antara kepentingan individu dgn kepentingan organisasi. Organisasi merupakan proses sosialisasi.
37. Jelaskan teori Sistem.
Jawab :
Menurut teori ini, organisasi merupakan sub-sub sistem yg saling bergantung, namun masing-masing metode mampu berdiri sendiri. Masalah kerjasama & komunikasi menjadi kunci dr organisasi dlm meraih tujuannya.
38. Jelaskan tentang teori Kuantitatif.
Jawab :
Pandangan teori ini ialah dlm organisasi, aneka macam aktivitas merefleksikan adanya hubungan matematis. Karena masalah dlm organisasi dapat dipecahkan dgn santunan rumus-rumus matematika.
Sayangnya, lantaran organisasi meliputi insan, dr banyak sifat manusia sulit dikuantitatifkan, maka teori kuantitatif ini tak banyak memecahkan dilema organisasi.