Pengertian & Dasar Komunikasi
Komunikasi merupakan hal sangat penting terutama, dlm semua tingkatan manajemen dengan-cara biasanya. Akan namun, komunikasi dengan-cara khususnya sungguh penting dlm fungsi seorang pemimpin. Sehingga pada umumnya terdapat kesepakatan wacana diperlukannya suatu komunikasi yg sungguh efektif.
Komunikasi mampu sebagai penyampaian informasi dr pengirim pada peserta dimana keterangan itu dapat dipahami oleh peserta komunikasi.
Dari dasar diatas mampu ditarik kesimpulan, bahwa komunikasi adalah suatu fasilitas untuk menyampaikan perintah, laporan, info, wangsit pesan atau keterangan dr komunikator pada komunikan biar diantara mereka terdapat interaksi.. Komunikasi bisa terjadi diantara dua orang, sekelompok penduduk bahkan dlm suatu organisasi.
Ruang Lingkup & unsur-unsur Komunikasi
Ruang Lingkup dlm komunikasi ada dua, yakni :
1. Public Communication
Public communication yaitu komunikasi yg ditujukan untuk masyarakat luas.
2. Business Communication
Yang dimaksud dgn business communication yaitu komunikasi yg terjadi dlm perusahaan.
Unsur-unsur Komunikasi
1. Komunikator/Pengirim/Giver
Komunikasi dimulai oleh pengirim yg memiliki pikiran atau ilham. Pikiran atau inspirasi ini, selanjutnya dimasak sedemikian rupa sehingga mampu dikenali. Komunikator yakni orang yg menjadi sumber gosip/keterangan dlm komunikasi
2. Pesan/isi berita/keterangan
Adalah sesuatu yg menjadi inti dr komunikasi
3. Channel/media
Merupakan alat atau media yg akan digunakan dlm berkomunikasi didalam pemilihan media atau alat, komunikator harus selektif supaya isu atau informasi yg ingin disampaikan sesuai dgn tujuan yg ingin diraih. Media yg dipakai sebuah waktu tertentu terdapat dua atau lebih akses yg dipakai. Misal obrolan lewat telepon kedua pembicara dapat meraih janji pokok yg kemudian ditegaskan dlm surat.
4. Komunikan atau Receiver
Yang dimaksud komunikasi yakni pihak yg mendapatkan informasi atau gosip.
5. Feed Back (Umpan balik)
Umpan balik sungguh penting artinya alasannya kita tak pernah mampu mengetahui dengan-cara niscaya apakah suatu pesan telah diolah, disampaikan, dimasak kembali oleh akseptor & dipahami. Atau dgn kata lain, feed back merupakan langkah-langkah lanjut dr komunikasi dimana antara pengirim & akseptor terjadi interaksi.
Pengaruh umpan balik atas pelaksanaan tugas telah diperlihatkan dgn baik oleh Leavitt & Mueller. Didalam laboratorium penelitian mereka dibutuhkan empat kelompok mahasiswa untuk merakit suatu disain dr beberapa empat persegi panjang yg digambarkan dengan-cara verbal oleh para periset. Keempat golongan itu dibedakan satu dgn yang lain menurut umpan balik pada pelatih.
Dengan meringkaskan hasil-hasil yg diperoleh, ditemui pokok-pokok sebagai berikut yakni :
1. umpan balik bertambah, ketepatan pula bertambah
2. mula-mula pertambahan umpan balik menambah waktu, tetapi kemudian ternyata waktu yg digunakan untuk menjajal memberi sedikit mungkin umpan balik sama saja.
3. tiadanya umpan balik mampu menimbulkan rasa permusuhan pada penerima
4. tiadanya umpan balik membuat keraguan pada penerima
Fungsi & Tujuan Komunikasi
Komunikasi berfungsi sebagai sarana menggabungkan aktivitas-acara yg terorganisasi & untuk pengambilan keputusan memberikan keputusan & perjuangan mengubah sikap.
Komunikasi pula dapat dipandang sebagai sarana untuk memodifikasi sikap, mensugesti pergantian, memproduktifkan informasi, & sarana untuk pencapaian tujuan. Sehingga, komunikasi merupakan inti dr organisasi & merupakan proses pokok yg melahirkan semua fungsi lain, baik untuk masalah agama, keluarga, suku bangsa, atau perusahaan.
Tujuan Komunikasi
Dalam arti dengan-cara luas, tujuan dr komunikasi selain untuk menyampaikan ilham, ide, berita yakni untuk mengadakan pergantian-pergantian, menghipnotis tindakan & untuk mencapai kemakmuran perusahaan, kalau kita bicara tujuan komunikasi dlm perusahaan.
Dalam dunia bisnis komunikasi diperlukan untuk keterangan wacana harga, kompetisi, teknologi & keuangan serta aktivitas pemerintah. Informasi ini merupakan dasar bagi pengambilan keputusan yg akan mempengaruhi kualitas, taktik penjualan, campuran faktor-faktor produk, & arus keterangan internal.
Secara khusus suatu komunikasi sangat diharapkan untuk :
a. Menetapkan & menyebarluaskan tujuan perusahaan,
b. Menyusun rencana untuk meraih tujuan,
c. Mengorganisasi sumber daya insan & sumber daya lainnya dgn cara yg paling efektif & efisien.
d. Menyeleksi, mengembangkan, & menilai anggota organisasi,
e. Memimpin, mengarahkan, memotivasi, & membuat iklim yg memunculkan harapan orang untuk memberi donasi, dan
f. Mengendalikan prestasi
Secara grafis menunjukkan bahwa komunikasi tak hanya untuk memperlancar sebuah fungsi manajemen, akan tetapi komunikasi pula menghubungkan perusahaan dgn lingkungan eksternal dgn melalui pertukaran informasi dr para manajer untuk mengetahui keperluan-keperluan konsumen, ketersediaan dr rekanan atau suppliers, permintaan pemegang saham, peraturan-peraturan pemerintah, & kerisauan dr masayrakat.
Proses Komunikasi
Proses yg terjadi dlm komunikasi dengan-cara sederhana dapat digambarkan selaku berikut :
Gangguan
Feed Back
Keterangan :
– Komunikator mengolah sumber isu & memahami sumber isu dahulu.
– Hasil olahan & pemahaman dr komunikator merupakan isi dr komunikasi.
– Komunikator menentukan media atau fasilitas yg sempurna untuk menyampaikan isi informasi atau keterangan.
– Komunikator mendapatkan pesan, isi, informasi dr komunikator. Informasi yg diperoleh oleh komunikator diolah & dipahami.
– Hasil olahan & pemahaman komunikan akan ditindak lanjuti oleh komunikator & komunikan itu sendiri dgn adanya komunikasi balik.
– Gangguan dlm proses komunikasi akan dibahas dlm bahasan berikutnya.
Jenis-jenis Komunikasi
Jenis-jenis komunikasi mampu dibedakan menjadi tiga macam, yakni :
1. Komunikasi Tertulis
Didalam komunikasi tertulis terdapat kelebihan kelemahan. Komunikasi tertulis mempunyai kelebihan alasannya menyediakan catatan, referensi, & bukti aturan. Komunikator merencanakan keterangan dgn seksama & menyampaikan informasi itu pada jumlah komunikan dgn cara mengantarkan pers dengan-cara masal.
Adapun kelebihan komunikasi tertulis ialah sebagai berikut :
a. Ketepatan
Sebelum komunikasi tersebut disampaikan, komunikasi tersebut mesti telah diteliti lebih dulu.
b. Kelanggengan
Dengan komunikasi tertulis, keutuhan & kelanggengan komunikasi mampu tersadar.
c. Komunikasi ulangan dapat diperbanyak dengan-cara tepat & cepat
Jika komunikasi tertulis tak bisa dikenali dengan-cara terperinci oleh komunikan kita dapat mengadakan komunikasi ulangan tanpa banyak memakan waktu.
d. Daya perayaan tinggi
e. Menciptakan keseragaman akal
Dengan adanya komunikasi tertulis maka akan tercipta keseragaman, akal.
Masalah lazim yg ditemui dlm komunikasi tertulis antara lain penulis menghilangkan atau mengganti kesimpulan dlm laporan atau penulis dengan-cara panjang lebar, penggunaan tata bahasa yg jelek, struktur hal yg tak efektif & ejaan yg salah. Kekurangan pokok dr komunikasi tertulis :
a. Kebijaksanaan yg bersifat diam-diam dapat jatuh ke alamat yg salah.
b. Komunikasi yg sudah beredar tak memperhitungkan kesanggupan baca masing-masing pembacanya.
c. Umpan balik lebih susah & tertangguhkan.
Pedoman yg disarankan Keith Davis untuk meningkatkan kegiatan komunikasi tertulis :
– Gunakan kata-kata & ungkapan yg sederhana.
– Gunakan kata-kata singkat yg sudah diketahui luas
– Gunakan kalimat & paragraf pendek
– Gunakan kata sifat dgn hemat.
– Ungkapkan anggapan dengan-cara logis & pribadi.
– Hindari kata-kata yg tak perlu
2. Komunikasi Lisan
Komunikasi ekspresi dapat berbentuk pertemuan tatap paras antara dua orang atau seorang yg berpidato dihadapan banyak orang, atau dapat pula bersifat formal & informal, & boleh jadi sudah direncanakan atau kebetulan.
Adapun keunggulan dr komunikasi mulut sebagai berikut :
– Memberi kesempatan pertukaran keterangan dgn cepat & dgn balikan yg segera.
– Orang-orang mampu bertanya-pertanyaan & memperjelas hal-hal yg dibutuhkan.
– Dalam informasi tatap tampang, efeknya dapat terlihat dgn terperinci.
– Dengan melakukan konferensi-pertemuan informal atau terpola mampu memberi bantuan besar untuk pemahaman isyu-isyu yg timbul
Sedang kekurangan dr komunikasi mulut ialah :
– Jenis komunikasi mulut tak selamanya menghemat waktu.
– Rapat-rapat tanpa hasil atau tak ada janji yg tercapai.
– Memerlukan ongkos & waktu yg sedikit.
3. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal ialah komunikasi yg tak disampaikan lewat kata-kata, yg berisi penekanan, pelengkap, bantahan, keteraturan, pengulangan atau pengganti pesan komunikasi. Penekanan mempunyai arti menyorot tajam atau menekankan beberapa potongan pesan. Melengkapi bermakna memperkuat sikap atau sifat, membantah berarti menunjukkan sikap yg tak mempercayai pesan ekspresi. Mengatur berarti mengatur atau membuktikan pergantian arah pesan, mengulang bermakna mengulangi pernyataan pesan ekspresi dgn perilaku, merubah mempunyai arti mengambil alih pesan verbal dgn pesan tak tertulis yg mempunyai arti serupa. Maka sungguh jelas sekali, komunikasi non verbal mendukung bertolak belakang dgn komunikasi ekspresi yg kemudian menimbulkan ungkapan bahwa sering berbicara dr pada kata-kata.
Arus Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam komunikasi yg efektif, komunikasi mengalir ke banyak sekali arah kebawah, keatas & komunikasi silang.
1. Komunikasi ke atas (upward communication)
Komunikasi ke atas berasal dr bawahan pada atasan & berlanjut terus ke atas lewat hirarki organisasi. Tapi terkadang komunikasi keatas sering dipakai untuk metode pengajuan nasehat, prosedur banding & keluhan, sistem pengaduan, rapat kelompok, wawancara berhenti kerja.
Namun arus komunikasi ini sering terganggu oleh orang-orang dlm mata rantai komunikasi yg menyaring pesan-pesan & tak memberikan semua keterangan itu, utamanya informasi/gosip yg tak menggembirakan, pada atasan mereka.
Komunikasi ke atas yg efektif mewajibkan adanya lingkungan dimana bawahan mendapat kelonggaran untuk berkomunikasi.
Tanggung jawab untuk menciptakan arus komunikasi ke atas bebas kendala sebagian besar tergantung pada atasan.
2. Komunikasi ke bawah
Komunikasi kebawah mengalir dr orang-orang atas pada orang-orang tingkat bawah dlm hirarki organisasi. Jenis komunikasi ke bawah dapat kita jumpai dlm organisasi-organisasi yg bersifat autokratis.
Contoh komunikasi lisan ke bawah : instruksi, pidato, penggunaan telpon pengeras bunyi.
Contoh komunikasi tulisan ke bawah : memorandum, surat, buku anutan, perangkat surat kabar, jurnal perpustakaan, papan pengumuman, buletin, pernyataan kecerdikan.
Katz & Kahn mengidentifikasi 5 jenis komunikasi dr atasan pada bawahan yakni :
a. Pengarahan untuk melakukan peran
b. Informasi untuk memahami hubungan tugas
c. Prosedur & keterangan tentang praktek perusahaan.
d. Balikan wacana prestasi bawahan
e. Informasi perihal tujuan perusahaan
Halangan dlm komunikasi kebawah yakni bahwa keterangan sering hilang/rusak pada dikala menelusuri garis komando ke bawah. Kebijaksanaan & prosedur yg ditetapkan pimpinan tak menjamin komunikasi. Banyak pengarahan yg tak dipahami atau tak dibaca.
Konsekwensi sistem umpan balik (feed back) merupakan hal yg penting untuk mengetahui apakah keterangan telah dipersepsikan sama mirip yg diinginkan pengirim.
3. Komunikasi Bersilang
Komunikasi bersilang mencakup arus informasi horizontal (organisasi-organisasi pada tingkat organisasi yg sama) & arus informasi diagonal.
Jenis komunikasi ini digunakan untuk mempercepat arus informasi, meningkatkan pengertian & mengkoordinasikan upaya-upaya dlm rangka mencapai tujuan organisasi.
Sebuah studi pertanda bahwa cuma satu pertiga komunikasi yg dimasak para manajer yaitu vertikal/kebawah sedang dua pertiganya bersilang yaitu horisontal & diagonal.
Komunikasi bersilang seyogyanya menurut pada pemahaman bahwa :
1. Hubungan bersilang akan didorong apabila sesuai
2. Bawahan tak diperkenankan memberikan keterkaitan (commitment) diluar wewenang mereka
3. Bawahan perlu memberitahu atasan tentang wewenang mereka
4. Bawahan perlu memberitahu atasan perihal aktivitas-aktivitas penting antar departemen
Gangguan dlm Berkomunikasi
Gangguan dlm komunikasi adalah kendala-hambatan yg sering terjadi dlm komunikasi yg pada akibatnya akan menjadikan kegagalan dlm komunikasi yaitu pesan yg diterima tak sesuai dgn pesan yg dikirim.
Gangguan dlm komunikasi bisa terjadi dlm pengantaran, penyampaian pesan, bahkan penerimaan pesan. Gangguan dlm komunikasi dengan-cara garis besar dibedakan menjadi tiga yaitu :
a) Gangguan fisik yaitu gangguan penglihatan & suara-suara eksternal. Misalnya cetakan buram, suara-suara mesin.
b) Gangguan psikologis terjadi sebab adanya dugaan & penyimpangan dlm fikiran pengirim atau akseptor. Misalnya adanya perbedaan sikap, opini yg bertentangan.
c) Gangguan semantik yaitu kesalahpahaman arti yg dimaksud alasannya kosa kata yg dipakai tak memadai, tak lazim atau penggunaan bahasa teknik atau golongan tertentu.
Hambatan-kendala yg sering terjadi dlm komunikasi organisasi adalah :
1. Tingkatan Hirarki
Bahwa setiap tingkatan dlm menganggap komunikasi mampu memperbesar mengurangi, merubah atau bahkan sama sekali beda dgn aslinya.
2. Wewenang Manajerial
Seseorang yg mengendalikan orang lain yg akan memunculkan hambatan kepada komunikasi. Sering kali atasan merasa tak mampu sepenuhnya mendapatkan aneka macam persoalan kondisi/hasil yg mampu bikin mereka tampak lemah.
3. Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan & perumpamaan-perumpamaan pekerjaan mampu bikin orang-orang merasa bahwa mereka hidup dlm dunia yg berlainan. Sehingga hal tersebut menghalangi perasaan masyarakat, susah mengetahui, memberi & mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
Hambatan Komunikasi Antar Pribadi
1. Persepsi Selektif
Tiga faktor hambatan persepsi :
a. Penerima akan menyikapi berita berdasarkan pengalaman pribadi & bagaimana mereka telah belajar untuk merespon sesuatu.
b. Penerima akan merespon info dgn cara menolak setiap perubahan dlm struktur kepribadian yg besar lengan berkuasa. Berita yg berlawanan dgn keyakinan seseorang cenderung untuk ditolak.
c. Penerima cenderung mengelompokkan & menyimpan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.
2. Status Komunikator
Komunikan cenderung untuk menilai, memikirkan & membentuk pertimbangan atas dasar karakteristik pengirim. Kualitas komunikator yg cantik akan mengkomunikasikan kebenaran.
3. Keadaan membela diri
Perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita.
4. Pendengaran lemah
5. Ketidaktepatan penggunaan bahasa
Misal, seseorang berkata “kerjakan secepat mungkin” akan memunculkan persepsi yg berbeda.
Ada beberapa langkah untuk menghalangi gagalnya komunikasi. Langkah-langkah ini mesti dijalankan sebelum keterangan disampaikan :
– Pengenalan Pendengar (Audensi)
Mengenali orang-orang yg akan mendapatkan informasi, kita mesti tahu karakteristik pendengar semoga keterangan yg akan kita sampaikan dapat diterima oleh komunikan.
– Keselarasan komunikasi
Menjelaskan keserasian struktur untuk memungkinkan penerimaan maksimal para pendengar. Dalam keharmonisan ini kita harus menyelaraskan tingkat informasi dgn kecerdasan, umur, pendidikan.
– Mengenali komunikator
Komunikan pula perlu mengetahui komunikator karena komunikator yg baik tentu akan menyampaikan kebenaran.
Komunikator yg baik akan ditanggapi dgn baik pula oleh komunikan.
Komunikasi yg Efektif
Beberapa pendekatan yg dapat dipakai untuk meningkatkan komunikasi, yakni :
1. Pengkajian komunikasi
Salah satu cara untuk meningkatkan komunikasi dlm perusahaan, dgn pendekatan makro, yakni merupakan alat untuk mengusut kecerdikan, jaringan, & aktivitas komunikasi. Komunikasi organisasi dipandang sekelompok faktor-faktor komunikasi yg berhubungan dgn tujuan komunikasi.
2. Pedoman & teknik komunikasi
Pemahaman dasar perihal versi proses komunikasi membantu dlm mengidentifikasi unsur-unsur penting dlm proses komunikasi.
American Management Associations (AMA), menyusun prinsip-prinsip komunikasi yg disebut “The Ten Commandments of Good Communication” (Sepuluh ajaran komunikasi yg baik) yg isinya yakni :
1. Memperjelas inspirasi sebelum dikomunikasikan.
2. Mengkaji tujuan komunikasi
3. Pertimbangkan kondisi fisik dr manusia dengan-cara keseluruhan, kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Komunikasikan dgn pihak-pihak lain bila perlu.
5. Perhatikan tekanan dana & ekspresi lainnya sesuai isi dasar isu selama berkomunikasi.
6. Ambil peluang bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yg membantu/untuk mendapatkan umpan balik.
7. Agar efektif, komunikasi memerlukan tindak lanjut.
8. Komunikasikan pesan-pesan yg mempunyai kadar penting jangka pendek & jangka panjang.
9. Tindakan mesti serasi & sejalan dgn komunikasi
10. Makara pendengar yg baik.