III . FUNGSI PERENCANAAN
1. Apa yg dimaksud dgn fungsi perencanaan ?
Jawab :
Fungsi perencanaan yakni suatu usaha menentukan kesibukan yg akan dilakukan di masa mendatang guna mencapai tujuan yg telah ditetapkan.
2. Meliputi aktivitas apa saja yg ditetapkan dlm perencanan itu ?
Jawab :
Dalam perencanaan, aktivitas yg diputuskan meliputi :
a. Apa yg dilakukan
b. Bagaimana mengerjakannya
c. Mengapa mengerjakan
d. Siapa yg melakukan
e. Kapan mesti dijalankan
f. Dimana aktivitas itu mesti dilakukan
3. Mengapa perlu disusun sebuah planning ?
Jawab :
Masa depan sarat dgn ketidak pastian. Oleh alasannya itu, diharapkan pedoman bertindak biar perjuangan meraih tujuan tak gagal total, dikarenakan oleh adanya ketidakpastian situasi pada saat kesibukan pen-capaian tujuan dilaksanakan. Pedoman bertindak untuk menghadapi ketidak pastian ini yaitu rencana tersebut.
Makara, orang perlu menyusun planning guna menghadapi unsur ketidak pastian tadi.
4. Sebutkan perwujudan atau hasil sebuah perencanaan !
Jawab :
Perwujudan rencana yaitu :
a. Falsafah
b. Kebijakan
c. Tujuan
d. d. Undang-undang
e. e. Peraturan-peraturan
f. Anggaran
g. Jadual
h. Program
i. Strategi
j. Taktik
k. Prosedur, & lain-lain
5. Bagaimana cara menyusun suara planning atau bagaimana proses penyusunan rencana itu ?
Jawab :
Urutan penyusunan rencana yakni :
a. Menetapkan tujuan atau permasalahan yg akan dipecahkan dgn rencana tersebut.
b. Mengumpulkan data yg berkaitan dengan permasalahannya.
c. Menganah’sa data yartg telah dikumpulkan.
d. Menentukan alternatif-alternatif keputusan sebagai hasil analisa data,
e. Memilih alternatif yg paling menguntungkan untuk dijadikan keputusan atau rencana pencapaian tujuan.
6. Mengapa perlu ditetapkan tujuan atau persoalan yg akan dipecahkan ?
Jawab :
Kenyataan, manusia memiliki banyak sekali kebutuhan, sedangkan alat untuk memenuhi keperluan tersebut amat terbatas. Agar penggunaan alat pemuas kebutuhan itu bisa efektif, maka perlu ditetapkan tujuan mana yg akan dicapai apalagi dahulu, atau keperluan mana yg mesti dipenuhi apalagi dulu, atau masalah mana yg akan dipecahkan terlebih dulu.
7. Apa yg dimaksud dgn data yg berkaitan ?
Jawab :
Data yg relevan adalah data yg berkaitan dekat dengan permasalahan yg akan dipecahkan. Contoh data yg berhubungan tersebut misalnya, kita akan merencanakan jumlah penjualan tekstil. Data yg perlu kita kumpulkan adalah data wacana jumlah penduduk, struktur umur, pendapatan perkapita & lain-lain. Data yg tak perlu kita kumpulkan yakni data ihwal kecelakaan, atau data tentang luas & dalamnya lautan, sebab data ini tak relevan dgn rencana penjualan tekstil.
Sebuah rencana, mempunyai dimensi yg banyak, & dr ma-sing-masing dimensi mampu dibedakan adanya tipe-tipe planning tertentu.
8. Sebutkan dimensi-dimensi dr planning !
Jawab :
Dimensi planning terdiri dr :
a. Dimensi fungsi
b. Dimensi cakupan materi
c. Dimensi waktu
d. Dimensi struktur
e. Dimensi sifat penggunaan.
9. Sebutkan tipe-tipe rencana berdasarkan dimensi fungsinya !
Jawab :
Tipe-tipe rencana menurut dimensi fungsi adalah :
a. Rencana Pemasaran
b. Rencana Produksi
c. Rencana Personalia
d. Rencana Keuangan
e. Rencana Administrasi.
10. Sebutkan tipe-tipe rencana menurut dimensi strukturnya !
Jawab :
Atas dasar dimensi struktur, tipe-tipe, planning yaitu :
a. Rencana yg menyeluruh (Master Plan).
b. Rencana penggalan atau rencana detail (Detail Plan).
11. Sebutkan tipe-tipe rencana menurut dimensi waktunya !
Jawab :
Tipe rencana berdasarkan dimensi waktu yaitu :
a. Rencana jangka panjang
b. Rencana jangka menengah
c. Rencana jangka pendek.
12. Sebutkan tipe-tipe planning menurut dimensi cakupan materi (skop) !
Jawab :
Tipe-tipe planning berdasarkan dimensi cakupan materinya :
a. Rencana yg luas atau sering disebut rencana strategik.
b. Rencana yg sempit atau sering disebut planning taktis.
13. Sebutkan tipe-tipe rencana berdasarkan dimensi sifat penggunaannya !
Jawab :
Tipe planning berdasarkan sifat penggunaannya adalah :
a. Rencana sekali pakai.
b. Rencana yg dapat dipakai berkali-kali.
14. Jelaskan karakteristik planning yg baik !
Jawab :
Rencana yg baik adalah planning yg mampu dipraktekkan atau yg mampu dilaksanakan, Mengingat para pelaksana rencana terdiri dr aneka macam macam orang dgn segala perbedaannya (perbedaan dlm pendidikan, pengalaman, sikap & lain-lain) serta adanya aneka macam suasana dlm pelaksanaan, maka planning yg baik adalah planning yg sederhana, jelas & mudah dimengerti oleh para pelaksana, serta luwes atau fleksibel dlm menghadapi pergantian situasi.
15. Di dlm praktek, banyak hal yg menghalangi pelaksanaan sebuah planning sehingga planning tersebut tak berlangsung dengan-cara efektif. Sebutkan aspek-faktor penghambat tersebut !
Jawab :
Beberapa aspek penghambat pelaksanaan rencana sehingga planning tak efektif, yakni :
a. Pelaksana rencana kurang memiliki wawasan yg menyeluruh dr organisasi dimana planning itu dilaksanakan. Akibatnya, para peiaku dlm melaksanakan planning kurang mengamati kegiatan dr bagian lain, & ini akan mengusik kegiatan potongan lain.
b. Pelaksana sering tak mempunyai pengetahuan ten-tang situasi lingkungan yg mempengaruhijalanny a rencana dgn baik.
c. Pelaksana sering tak bisa meramalkan situasi yg akan datang, yg akan mempengaruhi jaiannya pelaksanaan.
d. Para perencana sering menjumpai kesusahan dlm merencanakan kegiatan yg hanya sekali terjadi atau insiden yg tak pernah berulang. Akibatnya banyak kekurangan dlm rencana & rencana itu sulit dilaksanakan.
e. Orang sering tak mempunyai dana yg cukup untuk menyusun planning yg lengkap.
f. Para pelaksana sering tak mau mengambil risiko dlm pelaksanaan planning hanya berjalan setengah-setengah.
g. Para pelaksana sering kurang percaya diri dlm pelaksanaan planning.
h. Ketidakmampuan perencana untuk memilih alternatif tertentu dgn alasan takut terjadi kegagalan total apabila hanya ada satu alternatif keputusan dlm rencana. Akibatnya dlm rencana terdapat banyak alternatif yg harus dilaksanakan, sehingga justru menciptakan planning itu tak efektif.
16. Rencana disebut efektif apabila menyanggupi syarat-syarat tertentu. Sebutkan cara-cara menilai suatu rencana yg efektif tersebut !
Jawab :
Rencana yg efektif mampu dinilai dr sisi :
a. Kegunaannya, planning akan efektif apabila rencana itu berguna untuk meraih tujuan yg telah di-memutuskan.
b. Ketepatan waktu, rencana akan efektif bila planning tersebut mampu menjamin ketepatan waktu pelak-sanaannya.
c. Biaya, rencana efektif ialah planning yg disusun & pelaksanaannya tak memerlukan biaya yg tinggi yg melebihi hasil yg akan diraih dgn planning tersebut.
d. Stabilitas, rencana yg mengandung tingkat stabilitas yg tinggi. Artinya planning tersebut tak dirubah-rubah sampai jangka waktu tertentu.
e. Obyektif, rencana yg efektif yaitu planning yg obyektif, artinya rencana tersebut mengandung unsur-unsur obyektivita yg tinggi & tak didasari oleh unsur subyektivita yg tinggi.
f. Lengkap, terpadu & konsisten. Rencana yg efektif ialah rencana yg lengkap dlm hal isi, terpadu dlm koordinasi & konsisten dlm penge-trapannya.
g. Tanggung-jawab pelaksanaan & implementasinya. Rencana yg efektif adalah planning yg pelaksanaannya & implementasinya dapat dipertanggung-jawabkan.
17. Banyak alat-alat analisa yg digunakan dlm menyusun rencana. Sebutkan alat-alat analisa data yg biasa digunakan dlm penyusunan rencana.
Jawab :
Alat-alat analisa tersebut, diantaranya ialah :
a. Analisa ratio atau perbandingan
b. Analisa Break Even (BEP)
c. Analisa statistik, & lain-lain.
18. Dalam inovasi persoalan, alat analisa apa saja yg biasa dipakai ?
Jawab :
Alat analisa dlm penemuan problem mampu dipergunakan :
a. Analisa pohon keputusan
b. Analisa tulang ikan
c. Model minat, & lain-lain.
19. Sering suatu perencanaan tak mampu dilaksanakan dgn baik, atau pada saat pelaksanaan telah beijalan sebagian ternyata ditemukan adanya kesalahan dlm penyusunan rencana tersebut. Mengapa terjadi hal mirip ini ?
Jawab :
Banyak faktor menjadi penyebabnya, diantaranya :
a. Pada ketika penentuan tujuan kurang ditetapkan prioritas-prioritas kegiatannya.
b. Pada dikala penentuan tujuan, kurang ditentukan kebijakan-kebijakan & implementasi-implementasinya.
c. Perencanaan kurang memperhitungkan ramalan-ramalan apa yg akan terjadi di masa depan.
d. Penyusunan penyusunan rencana operasional kurang rinci, terlebih dlm penganggarannya.
20. Perencanaan haruslah berguna bagi pencapaian tujuan. Agar penyusunan rencana memiliki kegunaan, perencanaan harus mempunyai sifat-sifat tertentu. Sifat apakah yg menjadi ciri dr sebuah penyusunan rencana biar berguna dlm meraih tujuan ?
Jawab :
Sifat-sifat tersebut yaitu :
a. Rencana harus dapat menangani ketidakpastian.
b. Pusat perhatian dr rencana tersebut mesti berkonsentrasi pada tujuan yg spesifik atau sasarannya.
c. Ditinjau dr kesibukan, planning mesti efektif.
d. Rencana mesti mampu menjadi standard bagi kegiatan pengendalian.
21. Perkembangan sosial ekonomi sebuah bangsa terus berkembang. Dampaknya bagi perencanaan ialah munculnya banyak sekali alternatif tujuan. Sebutkan macam-macam tujuan suatu perusahaan berhubungan dgn pertumbuhan sosial ekonomi tersebut. ?
Jawab :
Macam-macam tujuan perusahaan :
a. Memaksimalkan keuntungan dlm jangka pendek. Artinya perusahaan harus mengusahakan keuntungan yg maksimal setiap tahun bisnisnya.
b. Memaksimalkan nilai perusahaan. Artinya, dlm jangka panjang, nilai perusahaan (baik seaara material maupun non material harus meningkat dengan-cara optimal).
c. Menjamin kelatigsungan hidupnya. Bagi perusahaan yg masih baru berdiri, atau yg sudah usang berdiri, sebab kondisi lingkungan yg penuh tantangan, harus mampu bertahan demi kelancaran hidupnya.
d. Memperoleh penghargaan masyarakat. Bagi perusahaan yg bergerak dibidang sosial, mesti dapat mendapatkan keyakinan dr masyarakat.
e. Mencari prestise. Bagi perusahaan yg sudah besar, bahkan seperti konglomerat atau multinasional, biasanya disamping mencari keuntungan, pula berusaha menemukan prestise ini, walaupun kadang kala, untuk meraih prestise ini perusahaan harus me-rugi.
f. Memelihara keamanan tata kelola. Jenis tujuan lain dr perusahaan ialah berupaya keras untuk meme-lihara keselamatan pihak manajemen.
22. Menurut Robert Anthony, penyusunan rencana dibedakan menjadi tiga macam. Apa saja ?
Jawab :
Tiga macam perencanaan tersebut yakni :
a. Perencanaan strategis,
b. Perencanaan pengendalian manajemen,
c. Perencanaan operasional.
23. Apa yg dimaksud dgn perencanaan strategis & bagaimana langkah-langkahnya ?
Jawab :
Perencanaan strategis yakni proses keputusan wacana tujuan yg akan diraih melalui pengelolaan sumber-sumber daya & dana yg dimiliki, didasarkan pada kebijaksanaan yg ditetapkan sebelumnya. (Perhatikan duduk perkara kebijaksanaan ini, banyak rencana yg tak ditentukan kebijaksanaan pelaksanaannya.) Perencanaan strategis .lazimnya mencakup kurun waktu 5-10 tahun, bersifat garis-garis besarnya saja. Mencakup perencanaan lingkungan bisnis, sumber-sumber & kesanggupan yg dimiliki, nilai-nilai & misi-misi perusahaan/organisasi.
Langkah-langkahnya :
a. Memilih sasaran,
b. Rencanakan organisasinya,
c. Tentukan kebijaksanaan individunya,
d. Tentukan kebijaksanaan keuangannya,
e. Tentukan kebijaksanaan pemasarannya,
f. Tentukan kebijaksanaan produksinya,
g. Tentukan kebijaksanaan akuntansinya, / dst.
24. Apa yg dimaksud dgn penyusunan rencana pengendaiian manajemen & bagaimana langkahnya ?
Jawab :
Suatu proses perencanaan dimana manajer bertanggung jawab akan penggunaan sumber-sumber daya & dana yg mesti dipakai seefektif & seefisien mungkin, dlm perjuangan mencapai tujuan/sasaran yg telah ditetapkan. Langkahnya :
a. Memformulasikan budget,
b. Menyusun rencana di tingkat staf,
c. Memformulasikan keadaan personnelnya,
d. Memformulasikan modal kerjanya,
e. Memformulasikan pengeluaran berkala ,
f. Memformulasikan proses produksinya, dst.
25. Apa yg dimaksud dgn perencanaan operasional & bagaimana langkahnya ?
Jawab :
Suatu proses usaha melaksanakan kesibukan tertentu & haras dijamin seefektif & seefisien mungkin.
Langkahnya :
a. Pengendalian penarikan karyawan,
b. Memantau kebijaksanaan yg dilaksanakan,
c. Mengendalikan jumlah kredit, atau jumlah pertolongan pinjaman,
d. Penjadualan ketat terhadap produksi,
e. Pengecekan bahan baku,
f. Pemantauan pasar terus menerus, dst.
26. Dalam statistik, diketahui perumpamaan modus atau modes, yaitu keja-dian yg paling sering terjadi. Kasus-perkara yg terjadi dlm praktek perencanaan, pula mengenai modes ini. Sebutkan modes penyusunan rencana tersebut.
Jawab :
Modes perencanaan :
a. Perencanaan pasif,
b. Perencanaan reaktif,
c. Perencanaan preaktif,
d. Perencanaan interaktif.
27. Apa yg disebut dgn penyusunan rencana pasif ?
Jawab :
Suatu perencanaan yg disusun dgn main-main, kemudian setiap kali disesuaikan dgn pergantian situasi yg ada. Biasa diterapkan pada usaha individual.
28. Apa yg dimaksud dgn perencanaan reaktif ?
Jawab :
Perencanaan yg didasarkan pada pengalaman masa kemudian, kemudian di tranfomasikan pada kondisi kini. Keberhasilan pelaksanaan rencana sungguh bergantung pada wawasan & ketrampilan pelaksana. Banyak dipergunakan di usaha keluarga.
29. Apa yg dimaksud dgn penyusunan rencana preaktif ?
Jawab :
Perencanaan yg lebih banyak didasarkan pada peramalan-peramalan apa yg akan terjadi dimasa mentiba. Disini banyak dipergunakan analisis-analisis ilmiah.
Biasa dipergunakan pada organisasi yg sungguh birokratis.
30. Apa yg dimaksud dgn penyusunan rencana interaktif ?
Jawab :
Perencanaan yg dilandasi pengalaman masa kemudian, masa sekarang & masa mendatang. Banyak dipergunakan pada solusi proyek-proyek khusus, yg membutuhkan koordinasi yg sungguh komplek.
31. Dalam perencanaan strategis, ada beberapa alternatif taktik yg dapat diseleksi. Sebutkan jenis-jenis strategisnya ini.
Jawab :
Jenis-jenis seni manajemen :
a. Pertumbuhan perjuangan. (Contoh, pengembangan pasar).
b. Mempertahankan perjuangan. (Contoh, selama 4 tahun usaha dipertahankan, & menyiapkan diri untuk pengembangan selanjutnya).
c. Menekan risiko. (Contoh, dikala penggabungan perusahaan, sebelum memperluas pasar, perlu menekan risiko terlebih dulu).
d. Memecah atau menggabungkan usaha. (Contoh, sebab suasana tertentu, perusahaan perlu memecah atau memadukan diri dgn perusahaan lain),
e. Diversifikasi. Strategi ini dibutuhkan uhtuk menjaga diri atau untuk pengembangan diri. Diversifikasi dapat dengan-cara horisontal, vertikal & terpusatr ataupun diagonal (seperti konglomerat).
f. Multinasional Strategi lain, menjadikan perusahaan kearah multinasional, guna mempergunakan potensi murah dinegara-negara lain.
g. Likuidasi. Jika ongkos tetap perasahaan sudah melampaui pendapatannya, perusahaan perlu ditutup atau dilikuidasikan.
32. Menurut McFarland, dlm menyusun perencanaan strategis, haras memperhitungkan dr banyak dimensi. Dimensi apa saja yg haras dipertimbangkan dlm menyusun reneana jangka panjang ini ?
Jawab :
Dimensi-dimensinya yakni :
a. Dimensi lingkungan.
(Memperhitungkan kondisi ekonomi, sosial, politik, pengetahuan & teknologi, hukum, keamanan dll.)
b. Dimensi taktik.
Memperhitungkan target langganan, bauran produk, tempat penjualan, kekuatan berkompetisi, standard, standard pengendalian, dll.)
c. Dimensi acara.
(Memperhitungkan bagaimana program pemasaran, produksi, keuangan, personalia, manajemen dll.)
d. Dimensi sikap.
(Memperhitungkan sikap individu, golongan, , korelasi antar orang, dll.)
33. Menurat Hicks & Gullet, bagaimana proses penyusunan reneana yg komprehensif itu ?
Jawab :
Prosesnya:
a. Mengidentifikasi peluang,
b. Menetapkan sasaran berdasar peluang,
c. Formulasikan dasar-dasar pikiran atau perkiraan-asumsinya,
d. Pengujian alternatif keputusan, beserta alasan-alasannya,
e. Memilih program pelaksanaan,
f. Melaksanakan, memonitor, menertibkan dan menganalisa pelaksanaan beserta implementasinya.
34. Bagaimana proses penyusunan rencana komprehensif untuk Pemerintah ?
Jawab :
Prosesnya:
a. Menetapkan keperluan akan permasalahan masyarakatnya,
b. Merumuskan falsafah & aspirasi masyarakatnya,
c. Menetapkan tujuan & sasaran,
d. Menyusun acara pembangunan,
e. Menetapkan kebijakan pelaksanaan,
f. Menyusun planning regional & sektoralnya serta lintas regional, sektoral,
g. Perencanaan proyek & pelaksanaan,
h. Merumuskan hasil pembangunan & evaluasinya.
35. Peramalan merupakan potongan penting dlm proses perencanaan. Sebutkan cara-cara peramalan ini. !!
Jawab :
Cara-cara peramalan :
a. Berdasarkan opini administrator,
b. Berdasarkan penilaian langganan,
c. Berdasarkan survey Delphi,
d. Berdasarkan surnbang saran,
e. Berdasarkan proyeksi matematikanya.
36. Apa yg dimaksud dgn survey Delphi ?
Jawab :
Survey Delphi, yakni sebuah survey dgn memakai daftar pertanyaan perihal pemikkan-pemikiran kondisi dimasa mendatang, yg diantarkan ke sejumlah pakar. Maksud & tujuan penggunaan data survey tak diberitahukan pada responden. Hal ini untuk menjaga obyektivitas data.
37. Rencana sering meleset dlm pelaksanaannya, ini merupakan hal yg biasa. Penyebabnya ialah adanya banyak sekali kendala dlm menyusun planning tersebut. Kendala apa saja yg sering ditemui dlm penyusunan planning ?
Jawab :
Kendala-kendalanya :
a. Sulit menentukan asumsi yg akurat,
b. Masalah yg dihadapi berubah terus,
c. Pengaruh psikologik pada perencana,
d. Kurang luwes dlm menghadapi perubahan,
e. Tidak terkuasainya aspek lingkungan,
38. Faktor apa yg sungguh mendukung pengembangan sistem penyusunan rencana sehingga derajad kemelesetan suatu planning makin kecil ?
Jawab :
Faktor yg mendukung yaitu perkembangan ilmu pengetahuan & teknologi (mirip komputer) yg dr waktu ke waktu kian bertambah mutakhir.