Sesuai dgn apa yg telah diketahui bahwa masing-masing fungsi administrasi berafiliasi bersahabat satu dgn yg yang lain, & fungsi yg paling utama yaitu penyusunan rencana,kemudian pengorganisasian, pergerakan & terakhir adalah pengawasan Pengawasan berhubungan dekat dgn fungsi penyusunan rencana, boleh dikatakan kedua fungsi ini saling mengisi sebab :
1. Fungsi pengawasan mesti terlebih dulu dijadwalkan sedangkan pengawasan cuma mampu dilakukan jika ada perencanaan.
2. Pelaksanaan sebuah rencana akan baik jika pengawasan dilaksanakan dgn baik pula.
3. Tercapai tidaknya suatu planning akan dapat dimengerti sesudah pengawasan atau pengukuran dilakukan
Pengertian fungsi pengawasan/controlling dr para andal yakni sebagai berikut :
Menurut Earl P. Strong
Controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise according to the requirement of it’s plans (Pengawasan ialah proses pengaturan aneka macam faktor dlm sebuah perusahaan, agar sesuai dgn ketetapan-ketetapan dlm planning).
Menurut Harold Koontz
Controlling is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plants devised to attain then are accomplished (Pengawasan adalah pengukuran & perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, biar rencana-planning yg sudah dibentuk untuk meraih tujuan-tujuan perusahaan-perusahaan mampu terselenggara).
Menurut G.R. Terry
Controlling can be defined as the process determining what is to be accomplished, that is the standard; what is being accomplished, that is the performance evaluating the performance, and if necessary applying corrective measure to that performance takes plase according to plans, that is, in comformity with the standard (Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yg mesti diraih yaitu patokan, apa yg sedang dilakukan yakni pelaksanaan, menilai pelaksanaan & bila perlu melaksanakan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dgn planning, yaitu selaras dgn standar).
Dari definisi-definisi diatas maka pengawasan mampu pula diartikan sebagai satu proses untuk menetapkan, pekerjaan apa yg sudah dilaksanakan, menilainya & bila perlu mengoreksinya, dgn maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dgn rencana semula.
Tujuan Pengawasan
Tujuan pengawasan adalah mengusahakan semoga apa yg direncanakan menjadi kenyataan. Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tersebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan biar pelaksanaan pekerjaan sesuai dgn aba-aba yg sudah dikeluarkan, & untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yg dihadapi dlm pelaksana rencana menurut inovasi-penemuan tersebut mampu dimabil langkah-langkah untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu ataupun waktu-waktu yg akan datang.
Dengan pengawasan diharapkan pula agar pelaksanaan planning mempergunakan semua unsur manajemen (6M) dengan-cara efektif (berhasil guna) & efisien (berdaya guna).
H. Emerson memberikan definisi ihwal effectiveness & efficience selaku berikut “Effectives is measuring in term of attaining pescribed goal or objectives”. Efektifitas yaitu pengukuran dlm arti tercapainya sasaran atau tujuan yg sudah diputuskan sebelumnya.
The ratio of input to output, benefit to cost (performance to the use of resources), as that which maximizes result which limited resources. In orders words, it was the realition between what is accomplished and what might be accomplished.
Effisien adalah perbandingan yg terbaik antara input (masukan) & output (hasil), antara keuntungan dgn biaya (antara hasil pelaksanaan dgn sumber-sumber yg dipergunakan), seperti halnya pula hasil optimal yg dicapai dgn penggunaan sumber yg terbatas. Dengan kata lain relasi antara apa yg telah tertuntaskan dgn apa yg harus dituntaskan.
Asas-asas Pengawasan/Controlling
Harold Koontz & Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut :
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dgn menyelenggarakan perbaikan (koreks) untuk menyingkir dari penyimpangan-penyimpangan/deviasi dr penyusunan rencana.
2. Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu efisien bila mampu menghindari deviasi-deviasi dr perencanaan, sehingga tak menimbulkan hal-hal lain yg diluar praduga.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility). Pengawasan cuma mampu dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab sarat terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan yg efektif mesti ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yg akan terjadi baik pada waktu kini maupun masa yg akan tiba.
5. Asas pengawasan eksklusif (principle of direct control). Teknik kontrol yg paling efektif merupakan mengusahakan adanya manager bawahan yg berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah .Cara yg paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yg sesuai dgn perencanaan merupakan mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yg baik.
6. Asas refleks penyusunan rencana (principle of replection of plane). Pengawasan mesti disusun dgn baik, sehingga mampu mencerminkan karakter & susunan penyusunan rencana.
7. Asas penyesuaian dgn organisasi (principle of organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dgn struktur organisasi. Manager & bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yg efektif mesti diubahsuaikan dgn besarnya wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan harus sesuai dgn kebutuhan manager. Teknik kendali mesti ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager. Ruang lingkup keterangan yg diperlukan itu berlainan satu sama lain, tergantung pada tingkat & peran manager.
9. Asas patokan (principle of standard). Control yg efektif & efisien memerlukan tolok ukur yg tepat, yg akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan & tujuan yg tercapai.
10. efektif & efisien Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control). Pengawasan yg memerlukan adanya perhatian yg ditujukan terhadap faktor-aspek yg strategis dlm perusahaan.
11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dlm control memerlukan adanya perhatian yg ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini mampu terjadi dlm keadaan tertentu tatkala situasi berganti/atau tak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan mesti luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan planning.
13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kendali mesti ditinjau berkali-kali semoga sistem yg dipakai memiliki kegunaan untuk meraih tujuan.
14. Asas langkah-langkah (principle of action). Pengawasan mampu dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan planning, organisasi, staffing & directing.
Jenis-jenis Pengawasan
Berdasarkan serpihan yg akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1. Pengawasan buatan (Production control). Yaitu pengawasan yg difokuskan untuk mengenali mutu & kuantitas bikinan yg dihasilkan, apakah sesuai dgn sasaran yg sudah ditetapkan..Pengawasan keuangan (Financial control). Pengawasan ini ditujukan pada hal-hal yg menyangkut keuangan, perihal pemasukan & pengeluaran, biaya-ongkos perusahaan termasuk pengendalian anggaran.
2. Pengawasan pegawai (Personal control). Pengawasan ini ditujukan pada hal-hal yg ada relevansinya dgn kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dgn perintah, planning, tata kerja, absensi pegawai & lain-lain.
3. Pengawasan waktu (Time control). Pengawasan ini ditujukan pada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan sebuah pekerjaan sesuai atau tak dgn planning.
4. Pengawasan kebijaksanaan (Policy control). Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui & menganggap apakah kecerdikan organisasi telah dilaksanakan sesuai dgn yg digariskan.
5. Pengawasan teknis (Technical control). Pengawasan ini ditujukan pada hal-hal yg bersifat fisik, yg bekerjasama dgn langkah-langkah & teknis pelaksanaan.
6. Pengawasan pemasaran (Sales control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah bikinan yg dihasilkan terjual sesuai planning yg ditentukan.
Sifat & Waktu Pengawasan
Sifat & waktu pengawasan dibedakan atas :
1. Preventive control : Pengawasan yg dilakukan sebelum acara dikerjakan dgn maksud supaya tak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dgn menggunakan beberapa cara yakni :
a. Membuat peraturan-peraturan yg bekerjasama dgn tata cara sebuah aktivitas atau dibentuk tata tertib.
b. Membuat pedoman kerja.
c. Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d. Menentukan kedudukan, peran, wewenang & tanggung jawab.
e. Mengorganisasikan segala macam aktivitas.
f. Menentukan sistem koordinasi & pelaporan & investigasi.
2. Represif control : Pengawasan yg dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dlm pelaksanaan aktivitas, dgn maksud semoga tak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yg akan dijadwalkan dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dgn cara-cara berikut :
a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dgn rencana yg sudah diputuskan.
b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan, kemudian mencari jalan keluarnya.
c. Memberikan evaluasi terhadap hasil aktivitas, termasuk acara para penanggung jawab.
d. Melaksanakan hukuman yg telah diputuskan terhadap pembuat kesalahan.
e. Menilai kembali prosedur-prosedur yg telah diputuskan.
f. Mengecek laporan-laporan yg dibentuk oleh para petugas pelaksana.
3. Pengawasan yg dilakukan ditengah proses penyimpangan terjadi
4. Pengawasan berkala ialah pengawasan yg dilakukan dengan-cara terencana sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.
5. Pengawasan mendadak ialah pengawasan dilakukan dengan-cara secara tiba-tiba.
Cara-cara Pengawasan
Seorang manager harus bisa memastikan bahwa semua fungsi administrasi dapat terealisasi dgn baik. Hal ini dapat dikenali melalui proses pengawasan.
Cara-cara pengawasan ini dapat dibedakan atas :
1. Pengawasan pribadi (Pengawasan pribadi)
Pengawasan pribadi merupakan pengawasan yg dilakukan dengan-cara pribadi oleh seorang manajer dengan-cara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri.
Bagaimana hasil-hasil pekerjaan bawahannya apakah sesuai dgn yg dikehendakinya. Cara ini mempunyai keuntungan & kelemahan.
Keuntungannya :
a. Akan terjadi kontak pribadi antara bawahan & atasan, sehingga mempertinggi relasi antara bawahan & atasan.
b. Akan memberi kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa diamati oleh atasannya.
c. Akan tertampung santunan asumsi dr bawahan yg mungkin bisa berkhasiat bagi akal selanjutnya.
Kelemahannya :
a. Waktu seorang manager akan banyak tersita jadinya waktu untuk pekerjaan lainnya berkurang, contohnya perencanaan, pengambilan keputusan, dll.
b. Mengurangi inisiatif bawahan, sebab bawahan merasa bahwa atasannya senantiasa memperhatikan mereka.
c. Ongkos makin besar alasannya adalah adanya ongkos perjalanan.
Pengawasan langsung ini dapat dilakukan dgn cara inspeksi pribadi, observasi ditempat (on the spot observation) & laporan ditempat (on the spot report).
Manager yg mempunyai tugas komplek tak mungkin melaksanakan pengawasan langsung sebanyak mungkin, maka untuk tugas pengawasan ini biasanya dilakukan dgn tak eksklusif.
2. Pengawasan tak langsung dengan-cara mulut
Cara ini dilakukan dgn wawancara yg ditujukan pada orang-orang atau golongan tertentu yg mampu menawarkan gambaran dr hal-hal yg ingin dimengerti, utamanya tentang hasil yg bahwasanya (actual result) yg dicapai oleh bawahannya. Dengan cara ini kedua belah pihak sama-sama aktif, bawahan memberikan laporan ihwal hasil pekerjaannya, & atasan dapat menanyakan lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yg diperlukan.
3. Pengawasan tak eksklusif dengan-cara tertulis
Pengawasan lewat laporan tertulis (written report) yakni merupakan suatu pertanggung jawaban pada atasan mengenai pekerjaan yg dilaksanakannya, sesuai dgn aba-aba & peran-peran yg diberikan kepadanya. Dengan laporan tertulis ini maka atasan mampu mengetahui apakah bawahan-bawahannya melaksanakan tugas-tugas yg diberikannya.
Keuntungan dr pengawasan melalui laporan tertulis ini ialah :
Dapat dibaca oleh semua pihak yg membutuhkan.
Kelemahan dr pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
a. Bawahan tak mampu menggambarkan semua insiden dr urutan aktifitas seluruhnya.
b. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga dapat memberikan citra yg berlebihan, alasannya kecenderungan Asal Bapak Senang (ABS).
c. Pemimpin sulit memilih mana yg berupa kenyataan & mana yag berupa pertimbangan .
4. Pengawasan menurut kekecualian.
Pengawasan menurut kekecualian adalah metode pengawasan dimana pengawasan itu ditunjukkan pada soal-soal kekecualian. Pengawasan dilakukan bila diterima laporan yg memperlihatkan adnaya peristiwa-insiden yg dianggap istimewa.
Proses Pengawasan (Controlling Process)
Dalam melaksanakan tugas tertentu senantiasa ada tahap-tahap pelaksanaannya, meskipun peran itu sederhana. Demikian halnya dlm pengawasan (Controlling) ada lima tahap/langkah yg perlu diperhatikan :
Tahap 1 : Penetapan Standar
Tahap pertama dlm pengawasan yakni penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu alasan engukuran yg dapat digunakan sebagai “Patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, quota, & target pelaksanaan dapat digunakan sebagai patokan. Bentuk standar yg lebih khusus antara lain sasaran penjualan, budget, belahan pasar, margin keuntungan, keselamatan kerja & sasaran bikinan.
Tiga bentuk tolok ukur yg biasa yaitu :
1. Standar-patokan fisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, ataukualitas produk.
2. Standar-patokan moneter, yg ditunjukan dlm rupiah & mencakup ongkos tenaga kerja, biaya penjualan, keuntungan kotor, pemasukan pemasaran & sejenisnya.
3. Standar-tolok ukur waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan yg harus teratasi.
Setiap tipe standar tersebut mampu dinyatakan dlm bentuk-bentuk hasil yg mampu dihitung. Ini memungkinkan manager untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yg diharapkan pada para bawahan dengan-cara lebih jelas & tahapan-tahapan lain dlm proses penyusunan rencana dapat ditangani dgn lebih efektif. Standar harus ditetapkan dengan-cara akurat & diterima mereka yg bersangkutan.
Standar-kriteria yg tak dapat dijumlah pula memainkan peranan penting dlm proses pengawasan. Walaupun pengawasan dgn tolok ukur kwalitatif lebih sulit diraih, namun hal ini tetap penting untuk mencoba mengawasinya. Misal, standar kesehatan personalia, promosi karyawan yg terbaik, sikap kolaborasi, berpakaian yg pantas dlm melakukan pekerjaan , & sebagianya.
Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Penetapan patokan yakni sia-sia bila tak diikuti aneka macam cara untuk mengukur pelaksanaan aktivitas nyata. Oleh alasannya adalah itu, tahap kedua dlm pengawasan yaitu : memilih pengukuran pelaksanaan acara dengan-cara sempurna misalnya berapa kali pelaksanaan sebaiknya diukur – setiap jam, harian, mingguan, bulanan. Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan – laporan tertulis, inspeksi visual lewat telepon, siapa yg akan terlibat – manager, staff departemen. Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan & tak mahal, serta mampu diterangkan pada para karyawan.
Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Seteleh frekuensi pengukuran & metode monitoring diputuskan, pengukuran pelaksanaan dilakukan berulang-ulang & terus menerus. Ada aneka macam cara untuk melaksanakan pengukuran yaitu:
1. Pengamatan (pengamatan)
2. Laporan-laporan baik lisan & tertulis
3. Metoda-metoda otomatis
4. Inspeksi, pengujian (test) atau dgn pengambilan sample.
Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern (internal Auditor) selaku pelaksana pengukuran.
Tahap 4 : Perbandingan Pelaksanaan dgn Standar & Analisa Penyimpangan
Tahap kritis dr proses pengawasan yaitu perbandingan pelaksanaan nyata dgn pelaksanaan yg dijadwalkan atau patokan yg sudah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, namun kompleksitas dapat terjadi pada ketika menginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).
Penyimpangan-penyimpangan mesti dianalisa untuk memilih kenapa patokan tak mampu diraih, & apabila penyebab-penyebab penyimpangan-penyimpangan diketahui, maka mesti diambil langkah-langkah perbaikan.
Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila hasil analisa pertanda perlunya tindakan koreksi, langkah-langkah ini mesti diambil. Tindakan koreksi mampu diambil dlm banyak sekali bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan serempak. Ada beberapa tindakan koreksi :
1. Mengubah persyaratan mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau rendah).
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan atau jerawat terlalu sering frekwensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri.
3. Mengubah cara dlm mengecek & menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.