Pembagian Kerja
1. Apa yg dimaksud dgn pembagian kerja?
Jawab :
Pembagian kerja ialah acara memerinci & menggolongkan tugas-tugas menurut macamnya serta mendelegasikannya pada satuan organisasi-satuan organisasi tertentu atau pada seorang pejabat tertentu untuk dilaksanakan.
2. Apa pentingnya pembagian kerja?
Jawab :
Pentingnya pembagian kerja yakni
a. Menghargai pembawaan, kesanggupan & kecakapan setiap orang yg akan menerima pembagian peran untuk dilakukan pada tempat & waktu tertentu.
b. Mengembangkan ketangkasan yg optimal melalui keutamaan
c. Mengoptimalkan proses & hasil kerja karena penerapan prinsip the right men on the right place.
3. Hal-hal apa saja yg perlu diperhatikan dlm melakukan pembagian kerja?
Jawab :
Hal-hal yg perlu diperhatikan dlm melakukan pembagian kerja yakni :
a. Tiap-tiap satuan organisasi hendaknya mempunyai rincian acara yg terperinci tertulis pada daftar detail acara.
b. Tiap-tiap pejabat dr pucuk pimpinan sampai dgn pejabat yg berkedudukan paling rendah harus mempunyai detail peran yg jelas dlm suatu daftar detail tugas.
c. Jumlah peran yg sebaiknya dibebankan pada seorang pejabat sebaiknya berkisar antara 4-12 macam.
d. Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya diusahakan yg sejenis atau akrab keterkaitannya satu sama lain semoga mampu melakukannya dgn baik.
e. Beban kegiatan bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas masing-masing pejabat hendaknya merata sehingga mampu dihindarkan adanya satuan organisasi/pejabat yang terlalu banyak atau terlalu sedikit beban kerjanya.
f. Penempatan para pejabat dengan-cara sempurna sesuai kecakapan, keberanian, jenis kelamin, kekuatan, umur, kesehatan, kejujuran & kemampuan lain.
g. Pengurangan ataupun penambahan pegawai pegawai hendaknya menurut volume kerja & bukan alasannya adalah selera & pertimbangan nepotisme.
h. Pembagian kerja yg menyangkut para pejabat jangan sampai menjadikan pengkotakan pejabat, saling lepas, tak saling bantu, tak saling tanggungjawab atas seluruh aktivitas organisasi.
i. Penggolongan peran yg mampu dilakukan berdasarkan kepentingan atau urgensinya, tingkat kesusahan & pemakaian waktu, pelaksana, & macam tugas.
j. Pembagian kerja mesti mengamati macam-macam dasar pembagian kerja yakni pembagian kerja menurut fungsi, buatan, rangkaian kerja, konsumen, jasa, alat, wilayah, waktu, & jumlah.
k. Setiap pejabat dlm organisasi atau satuan organisasi seharusnya mempunyai daftar detail peran atau daftar detail acara.
4. Sebutkan beberapa jenis dasar pembagian kerja. Berilah contoh.
Beberapa macam dasar pembagian kerja :
Jawab :
a. pembagian kerja menurut fungsi.Misalnya di sekretariat terdapat urusan kepegawaian, keuangan, sarpras, & berita.
b. pembagian kerja menurut produksi. Contoh produk kerajinan kulit, produk kerajinan kayu, produk kerajinan rotan, produk kerajinan kertas dsb.
c. pembagian kerja menurut rangkaian kerja : serial, paralel atau serempak gabungan keduanya.
· Pembagian kerja serial misalnya proses kerja layanan perpanjangan & pembayaran pajak kendaraan bermotor : pendaftaran-pembayaran-pengembalian STNK.
· Pembagian kerja paralel contohnya pembagian kuliah golongan A,B,C
· Pembagian kerja serempak. Semua pekerjaan dilakukan bersamaan, & proses penyelesaiannya mungkin serial & atau paralel.
d. pembagian kerja menurut konsumen. Contoh di toko sepatu ada pembagian tugas jaga sepatu anak, remaja, & dewasa, putra, putri.
e. pembagian kerja berdasarkan jasa. Contoh di perusahaan jasa turis ada pembagian kerja sopir & guide.
f. pembagian kerja berdasarkan alat. Contoh di perusahaan jasa kebersihan, masing-masing cuilan orang-orang yg bertugas memakai alat sesuai keperluan. Untuk kebersihan kebun diperlukan alat seperti sabit, pacul, sapu, sekop. Untuk kebersihan toilet diharapkan alat : cairan pembersih, alat penggosok, cairan pewangi, kain pel dsb.
g. pembagian kerja menurut wilayah. Contoh perbankan yg melaksanakan pembagian kerja berdasarkan pada wilayah kecamatan.
h. pembagian kerja berdasarkan waktu. Contoh pembagian kerja di rumah sakit ataupun pabrik menurut waktu jam kerja pagi, siang, malam.
i. pembagian kerja berdasarkan jumlah. Contoh pembagian kerja berdasarkan jumlah orang pada kalangan ronda/jaga keselamatan.
5. Sebutkan beberapa kemungkinan penggolongan tugas dlm organisasi?
Jawab :
Penggolongan peran yg dapat dilakukan menurut kepentingan atau urgensinya, tingkat kesulitan & pemakaian waktu, pelaksana, & macam tugas.
a. Penggolongan peran berdasarkan urgensi atau kepentingan :
· Tugas-tugas yg mesti dijalankan saat itu juga
· Tugas-tugas yg mesti dilaksanakan segera
· Tugas-peran yg berjangka panjang
b. Penggolongan tugas berdasarkan tingkat kesulitan & pemakaian waktu :
· Tugas yg gampang dikerjakan, dapat dikerjakan dgn cepat
· Tugas yg lebih sukar dilaksanakan, yg membutuhkan waktu lebih lama
· Tugas yg sulit dijalankan, lebih ruwet, yg lebih banyak membutuhkan waktu.
c. Penggolongan peran berdasarkan pelaksana :
· Tugas-peran yg mampu dilaksanakan sendiri
· Tugas-peran yg mampu dilakukan bareng dgn tunjangan orang lain
· Tugas-peran yg dilimpahkan pada yg lain.
d. Penggolongan tugas berdasarkan macamnya & tingkat pelimpahan atau penyediaan waktu:
· Tugas berkala , yg hendaknya dilimpahkan sebanyak mungkin
· Pekerjaan khusus yg perlu cepat tertuntaskan & untuk itu mesti ditawarkan waktu
· Pekerjaan kreatif, yg hendaknya diberi jatah waktu sebagian dlm setiap hari/ahad.
6. Apa yg dimaksud dgn perhitungan kerja & apa tujuannya?
Perhitungan kerja adalah cara atau usaha mengkalkulasikan atau mengukur banyaknya pekerjaan yg dilakukan & atau waktu kerja pejabat. Tujuannya yakni untuk mengenali (memonitor) beban kerja harian/mingguan, menganalisa pelaksanaan semua faktor kegiatan, & memperbaiki pembagian kerja & pelaksanaan pekerjaan. Perhitungan kerja pula memiliki kegunaan untuk mengontrol pekerjaan, melaksanakan penggabungan tugas & perlengkapan, pembagian tugas yg adil, menentukan kebutuhan jumlah pegawai, & mendorong minat kerja.
7. Sebutkan langkah-langkah pelaksanaan penilaian pembagian kerja untuk mengenali apakah pembagian kerja sudah sempurna atau belum.
Jawab :
Langkah-langkah penilaian pembagian kerja :
a. Para pejabat diminta mengisi formulir daftar pekerjaan yg konkret dilakukan pada jam & hari yg sudah ditentukan; tanpa menyaksikan peraturan atau deskripsi peran.
b. Pembuatan daftar tugas/rincian peran menurut daftar pekerjaan.
c. Pembuatan daftar detail kegiatan.
d. Pembuatan daftar pembagian kerja yg berisi rincian acara dr satuan organisasi atau setiap pejabat organisasi.
e. Menguji daftar pembagian kerja sudah tepat atau belum yg dapat dilihat dr segi penggunaan waktu terbanyak, kesesuaian kesanggupan pejabat dgn pekerjaannya, kombinasi pekerjaan, jumlah pejabat yg terlibat untuk melaksanakan pekerjaan, & rerata pembagian kerja.
8. Apa kegunaan penilaian pembagian kerja?
Jawab:
Penilaian pembagian kerja bermanfaat untuk memperbaiki pembagian kerja sehingga dlm organisasi terjadi pembagian kerja yg adil & tepat untuk memajukan kinerja & keefektifan pencapaian tujuan.